27 de Setembro de 2023
Publicada a primeira Portaria baseada na Lista Consolidada na Região Autónoma da Madeira
Foi publicada dia 25 de maio a Portaria n.º 356/2023, criada a partir do referencial Lista Consolidada, que «Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística do Instituto de Segurança Social da Madeira, IP-RAM e a respetiva tabela de seleção, bem como o modelo de guia de remessa e os formulários do auto de eliminação e do auto de entrega». A nova Portaria revoga a Portaria n.º 110/2008, de 18 de agosto, que aprovara o regulamento arquivístico do Centro de Segurança Social da Madeira.
A Portaria n.º 356/2023 resultou de um trabalho conjunto realizado pelo Instituto de Segurança Social da Madeira, IP-RAM, que, na Região Autónoma da Madeira está integrado na Secretaria Regional de Inclusão Social e Cidadania, e pela Direção Regional do Arquivo e da Biblioteca da Madeira (DRABM), com o apoio e acompanhamento do Instituto da Segurança Social, I.P. (ISS) e da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos. Deste modo, deu-se um passo significativo para a implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza jurídica, contribuindo-se para o desenvolvimento da administração eletrónica em curso no país, que resulta de recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro.
A publicação da Portaria vem provar ainda a aplicabilidade Lista Consolidada (LC) – estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública – construída, inicialmente, para ser utilizada no território continental, demonstrando as vantagens da sua utilização nas regiões autónomas, como é o caso da Madeira.
Na publicação da Portaria n.º 356/2023, feita no Jornal Oficial da Região Autónoma da Madeira, pode ler-se no preâmbulo que a «presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelo Instituto de Segurança Social da Madeira, IP-RAM, organismo que, na RAM, está integrado na Secretaria Regional de Inclusão Social e Cidadania, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, agilizando, deste modo, as funções de arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação do património arquivístico e da memória coletiva».
A publicação da Portaria resultou do acordo com a Direção Regional do Arquivo e da Biblioteca da Madeira (DRABM) e da compreensão deste organismo nas vantagens que o ISSA-IPRA tinha no uso da LC, facilitando a interoperabilidade com os sistemas de informação do ISS. A DGLAB realizou ainda sessões de trabalho com a DRABM sobre a metodologia de classificação e avaliação suprainstitucional e a LC, para facilitar a análise que este serviço deve realizar sobre este tipo de instrumentos de gestão de documentos.
Importa ressalvar que, neste e noutros casos, embora esteja em causa um instrumento regulador para a gestão de arquivo criado a partir da Lista Consolidada (LC), é da competência da entidade que adota este referencial proceder à elaboração, submissão e integração de proposta legalmente fundamentada sobre a inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio constantes na LC, conforme disposto no Artigo n.º 22 da Portaria.
Otimista e expectante relativamente a futuros projetos deste tipo nas regiões autónomas, a DGLAB mantém um diálogo aberto e assíduo com todas as entidades que, tal como neste caso pioneiro do Instituto da Segurança Social da Madeira, pretendam contar o apoio do órgão coordenador do sistema nacional de arquivos para a aplicação da Lista Consolidada.