Arquivos DGLAB

Secretaria de Estado da Cultura

Classificação e avaliação

As informações produzidas por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades constituem documentos de arquivo.
Todas as informações criadas, enviadas e recebidas pelo Estado português são ativos importantes. Gerir e armazenar estas informações significa torná-las acessíveis para uso próprio e do cidadão, proteger direitos e deveres e salvaguardar a identidade nacional.
Para tal é necessário utilizar instrumentos que possibilitem a sua organização (plano de classificação) e a sua avaliação (tabela de seleção), com a determinação da informação que poderá ser eliminada e qual a que deve ser conservada.
A eliminação de documentos / informação deve ser efetuada ao abrigo de um dispositivo legal aprovado / autorizado pela entidade coordenadora da política nacional de arquivos (Decreto-Lei n.º 447/88 e  Portaria n.º 192/2012). Este dispositivo pode tomar a forma de Portaria de Gestão de Documentos ou de Relatório de Avaliação.
Consulte abaixo as portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88.
A elaboração do(s) instrumento(s) que melhor se adapta(m) às necessidades da entidade deve ser antecedida por um diagnóstico sumário ao sistema de arquivo, que, entre outros, identifique as suas principais características, o universo documental que se pretende avaliar, os recursos necessários para a concretização da tarefa e a metodologia de trabalho.

A DGLAB apoia a elaboração destes instrumentos.
Para incrementar e facilitar a produção pelas entidades dos seus instrumentos de gestão da informação, a DGLAB desenvolveu o referencial Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública (LC), disponível em http://clav.dglab.gov.pt/.

Consulte as fichas técnicas para conhecer os procedimentos para a elaboração dos seus instrumentos.

Adira ao Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) para ser agente ativo no desenvolvimento dos referenciais nacionais.

Para obter apoio técnico veja a página Consultorias.

Conheça os instrumentos para a gestão da informação

O que é um plano de classificação?

É um instrumento de suporte à classificação, constituído por um esquema de classes pré-definidas e por um conjunto de regras ou instruções de aplicação. Num plano de classificação funcional, as classes são representações de funções e dos subconjuntos de ações relacionadas em que cada função é sucessivamente decomposta.

Possibilita através da associação de um código, representativo de uma classe do esquema de classificação, a uma informação ou de uma agregação de documentos, a recuperação estruturada da informação. Assume um papel central na gestão continuada da informação, dado que garante a ligação original dos documentos, relacionando-os entre si, em razão de terem sido produzidos durante e por virtude da mesma função / processo de negócio. Assegura a organicidade do sistema de informação arquivística. É a base para a avaliação da informação.

Um plano de classificação conforme à Lista Consolidada é funcional e hierárquico, com classes de 1º e de 2º nível importadas da MEF e de 3º nível relativas aos processos de negócio, podendo apresentar ainda 4ºs níveis, constituídos para efeitos de avaliação.

O que é uma tabela de seleção?
Instrumento resultante da avaliação arquivística em que se fixa os prazos de conservação administrativa e os destinos finais da informação.
A sua aplicação permite reduzir de forma segura o volume dos documentos, imperativo da boa gestão de arquivos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazo e salvaguardar a memória e o património arquivístico.

As tabelas de seleção podem integrar dois tipos de dispositivos legais:

• Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório para a avaliação da documentação corrente da entidade. Actualmente integra também a componente relativa à classificação.
• Relatório de avaliação – dispositivo destinado à documentação acumulada. Constitui um recurso para avaliações pontuais.

Para saber mais

Para obter informação específica sobre o processo de elaboração e aplicação dos instrumentos de gestão da informação consulte as fichas técnicas:

FT1 – Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada
FT2 – O que é a Lista Consolidada
FT3 – Apresentação de novo processo de negócio para integração na Lista Consolidada
FT4 – Elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos a partir da Lista Consolidada
FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção
FT6 – Forma de contagem de prazos de conservação administrativa
FT7 – Subdivisão de processos de negócio e constituição de agregações
FT8 – Aplicação do destino final: o papel do dono e do participante
FT9 – Boas práticas de eliminação de documentos
FT10 – Tabelas de seleção: aplicação no tempo
FT11 – Elaboração de Relatórios de Avaliação Simplificados

Orientações para a aplicação de tabela de seleção derivada da Lista Consolidada.

Para obter informação específica sobre o referencial “Lista Consolidada” consulte:

• Macroestrutura Funcional
• Lista Consolidada

 A LC – Lista Consolidada para a Classificação e Avaliação da Informação Pública está disponível na plataforma CLAV – Plataforma para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística.

Modelos a apresentar na submissão de novos instrumentos de avaliação (RADA e PGD) e a utilizar na respetiva aplicação

1. TS e FRD Folha de Recolha de Dados-Relatório de Avaliação
2. Auto de Entrega-Relatório de Avaliação (versão pdf)
3. Auto de Eliminação-Relatório de Avaliação (versão pdf)
4. Modelo_Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística-PGD
5. Auto de Entrega-PGD (versão pdf)
6. Auto de Eliminação-PGD (versão pdf)

Anteriores modelos

1. Auto de Entrega de Documentos (versão pdf)
2. Auto de Eliminação de Documentos (versão pdf)
3. Guia de Remessa de Documentos (versão pdf)

Portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro

PDFs residentes no sítio web do Diário da República Eletrónico.