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PROGRAMA “ADMINISTRAÇÃO ELETRÓNICA E INTEROPERABILIDADE SEMÂNTICA” (MIP e MEF)

1. O Programa (ver RegulamentoFormulário de adesão e minuta de declaração) tem como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da Administração Eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública (AP) e nas entidades públicas com que esta se relaciona e executem funções de Estado.
2. O Programa tem como objetivos específicos:
a) O desenvolvimento de uma Macroestrutura funcional (MEF), estrutura semântica para classificar ao 1.º e 2.º nível os documentos de arquivo das referidas entidades, bem como instrumentos de apoio à sua utilização;
b) O desenvolvimento de documentos técnicos que aprofundem os níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF;
c) A gestão e atualização da MEF e dos documentos indicados na alínea b), bem como do esquema de metainformação que lhes é suprajacente: o MIP (Metainformação para a InteroPerabilidade).
d) A promoção da utilização dos referidos instrumentos nas entidades envolvidas na Administração eletrónica.

O QUE É A METAINFORMAÇÃO PARA A INTEROPERABILIDADE (MIP)

O MIP é um esquema com um conjunto de 17 elementos de metainformação descritiva cujo objetivo primário é prover a interoperabilidade entre organismos ao nível da utilização, gestão e acesso a recursos informativos.

O QUE É A MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF)

A Macroestrutura Funcional (MEF) é uma representação conceptual de funções desempenhadas por organizações do setor público, concebida para servir de quadro de apoio à elaboração de planos de classificação funcionais. A versão 2.0, em vigor, foi concebida para aplicação no universo da Administração Pública central e local.
Esta estrutura é de inspiração funcional, e atende ao seguinte modelo conceptual de base:
Funções de suporte:
– Funções de Apoio à Governação – centradas na Estratégia, Planeamento e Controlo de Gestão;
– Funções de suporte à gestão de recursos – centradas na gestão eficiente dos recursos complementares mas necessários à realização das Missões Operacionais.
Missões operacionais:
– Funções Normativa, Reguladora e Fiscalizadora
– Funções Produtiva e Prestadora de Serviço.
É uma estrutura hierárquica que se desenvolve em dois níveis:
• As instâncias de primeiro nível representam funções da Administração Pública;
• As instâncias de segundo nível representam as subfunções em que as primeiras podem ser decompostas.
Cada instância (independentemente do nível a que se situa) é formalizada e caracterizada através de um conjunto de cinco elementos de informação: código, título, descrição, notas de aplicação e notas de exclusão.
A MEF é acompanhada de um índice alfabético de termos de uso corrente, com remissivas para a respetiva instância de classificação.

CONTEXTUALIZAÇÃO

Esta iniciativa enquadra-se nas políticas governamentais de suporte a medidas estruturantes para a criação de condições favoráveis à gradual transformação das organizações, à melhoria da sua imagem e da satisfação dos seus clientes e parceiros. A destacar:
– Medidas para a modernização: Aumentar a eficácia e a eficiência da atividade administrativa; aumentar a transparência; promover o uso intensivo das tecnologias de informação e comunicação; promover a administração em rede;
– Medidas para a Administração Eletrónica: Rede Interministerial para as TIC (maior enfoque nas áreas de interoperabilidade, integração, identificação eletrónica, sistemas de atendimento multicanal, sistemas de workflow e gestão documental e segurança).

O porquê de uma Macroestrutura semântica

A governação mediada eletronicamente, ou seja, através de processos informáticos, pretende alcançar a proximidade com o cidadão proporcionando-lhe acesso a serviços de forma interativa sem necessidade de recorrer presencialmente às instituições para satisfazer a sua pretensão. Numa perspetiva interorganizacional (B2B), pretende-se que as organizações integrem e partilhem entre si serviços ou apenas informação, de forma a aumentar a celeridade e eficácia dos processos, mediante a sua inevitável e prévia análise e reestruturação.
No entanto, para estes objetivos se realizarem é forçoso que as organizações interatuem, ou seja, “conversem” entre si recorrendo, claro, a mediação tecnológica. Para esse “diálogo” (entre homem e máquina e entre máquinas) efetivamente se verificar é indispensável haver interoperabilidade. Ou seja, a capacidade de organizações e pessoas interagirem entre si compreendendo a informação transmitida e recebida de forma a integrá-la nos seus sistemas e obter ou dar as repostas adequadas à situação verificada.
Indo ao encontro deste desiderato o órgão de coordenação nacional dos arquivos desenvolveu um esquema de metainformação (MIP) formado por um conjunto de 17 elementos, cujo objetivo primário é prover a interoperabilidade entre organismos ao nível da utilização, gestão e acesso a recursos informativos.
A macroestrutura (MEF) constitui um esquema de representação normalizado de um subelemento obrigatório do MIP <classificação> inserido no elemento 2 <identificador>. Neste contexto reporta-se exclusivamente a documentos de arquivo produzidos pelas organizações independentemente do seu suporte ou formato, ou seja, aplica-se tal como o MIP indiferenciadamente a documentos de arquivo eletrónicos ou convencionais. O seu desenvolvimento teve início em 2004.

Processo de desenvolvimento da Macroestrutura

Fase 1 (2004-2008) – Macroestrutura Temática (MET). Desenvolvida a partir de um ponto de vista organizacional, baseada na diferenciação entre funções-meio e funções-fim de cada serviço ou organismo.
Neste quadro, foi elaborada uma estrutura para representar as designadas funções-meio, alicerce comum para o enquadramento dos processos de suporte de qualquer organismo; para concluir a Macroestrutura, esperar-se-ia que cada Ministério viesse a definir novas classes para a sua área de intervenção específica, numa base temática.
Decorreu no âmbito desta fase um projeto desenvolvido no Ministério das Finanças, bem como o projeto “PCM: Plataforma Comum de Modernização”, apoiado pelo POAP, com candidatura apresentada pela Secretaria Geral da Presidência do Conselho de Ministros (SGPCM) e que contou com a participação do Centro de Gestão da Rede Informática do Governo (CEGER) e das Secretarias Gerais do Ministério das Finanças e da Administração Pública (SGMFAP), Ministério da Administração Interna (SGMAI) e Ministério do Ambiente e do Ordenamento do Território (SGMAOT) e do Instituto Português da Juventude (IPJ).
Fase 2 (2008-2011) – Macroestrutura Funcional para a Administração Central do Estado (MEF-versão 1.0). Desenvolvida a partir de um ponto de vista supraministerial, construído sobre a tomada de consciência que:
a) As funções meio que se observam nalguns organismos, são funções fim de outros;
b) As áreas ditas de intervenção específica de cada ministério frequentemente concretizam-se em processos transversais que extravasam os limites orgânicos de um ministério.
Assim, considerando ser imprescindível uma abordagem transversal para o cumprimento dos objetivos de interoperabilidade, o processo de construção da Macroestrutura focalizou-se nas funções de um ponto de vista macro, supraministerial, procurando encontrar representações que pudessem ser uniformemente reconhecidas por todas as partes intervenientes num qualquer processo, independentemente da respetiva área de intervenção específica.
A estabilização da versão 1.0 da MEF foi possível, em primeiro lugar, devido ao contínuo interesse das entidades subscritoras do já referido projeto “PCM: plataforma comum de modernização”, bem como de posteriores aderentes ao projeto “Governo Eletrónico e Interoperabilidade” (Secretaria Geral do Ministério da Agricultura, Desenvolvimento Rural e Pescas, Secretaria geral do Ministério da Educação, e Fundação para a Ciência e Tecnologia). Em segundo lugar, mas não menos relevante, à colaboração dispensada pela generalidade dos organismos da Administração Central do Estado, no quadro de um projeto candidatado ao Sistema de Apoio à Modernização Administrativa (SAMA), para a identificação e caraterização dos processos de negócio da ACE, cuja execução começou no final de 2010 e foi concluída no final de 2011.
Fase 3 (2012) – Macroestrutura Funcional para a Administração Pública (MEF – versão 2.0). Em março de 2012, perspetivando o alargamento do âmbito da adesão ao projeto, entre outros fatores, foi proposta a sua evolução para Programa “Administração eletrónica e interoperabilidade semântica”. O novo Regulamento do Programa, após apreciação pelo Conselho de Aderentes na sua reunião de 15 de março de 2012, foi aprovado pela Comissão Executiva a 20 de março de 2012.
Nesta fase não houve alterações ao modelo conceptual adotado na fase anterior, que se mantém em vigor; procurou-se, simplesmente, desenvolver o produto por forma a ser aplicável não apenas ao universo da Administração Central do Estado, mas também ao universo da Administração Local.
Esta evolução é tributária, sobretudo, da iniciativa de um conjunto de autarquias que se organizou num projeto cooperativo para efetuar uma análise de viabilidade de aplicação da MEF ao quadro funcional dos serviços autárquicos e, em face de uma resposta dominantemente positiva, desenvolver um plano de classificação para a Administração Local. Contou, ainda, com contributos de melhoria apresentados, entre outros, por aderentes ao Programa Governo Eletrónico e Interoperabilidade Semântica (PAEIS).

PRINCIPAIS OBJETIVOS E BENEFÍCIOS

Principais objetivos da MEF

A Macroestrutura Funcional tem por objetivos:
Contribuir para incrementar a interoperabilidade semântica nas trocas documentais entre os serviços da Administração Pública, respondendo à necessidade de uma linguagem comum para representação da informação e assegurando a capacidade de um sistema (informatizado ou não) de comunicar de forma transparente com outro sistema (semelhante ou não).
Disponibilizar um modelo de classificação (sintaxe e significado) passível de ser compreendido da mesma forma pelas distintas entidades aderentes aos PAEIS.
Promover a utilização de uma única estrutura para classificar e organizar a documentação do setor público, potenciando uma maior eficácia na gestão e um acesso facilitado à informação pelos organismos mas também pelo cidadão.
Contribuir para a transparência na Administração e para o incremento de um processo de accountability.

Benefícios para a Administração

No atual contexto sócio-económico impõem-se projetos de aplicação transversal, de cujo investimento seja beneficiária toda a Administração Pública.
A implementação da MEF integra um conjunto de iniciativas coordenadas que visam reduzir os custos, melhorar os serviços prestados e reduzir o risco operacional através de um contributo efetivo para melhoria da interoperabilidade entre sistemas de informação e da estruturação dos serviços prestados, nomeadamente ao nível da:
• Economia de escala
• Criação de uma linguagem comum
• Harmonização de perspetivas sobre a natureza das funções e dos processos
• Integração de sistemas
• Racionalização e agilização de processos
• Partilha e rentabilização da informação
• Diminuição de despesas correntes

ADERENTES AO PAEIS

Encontra aqui a Lista de aderentes que já formalizaram a sua adesão ao Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica.

ELABORAÇÃO DE PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO CONFORMES À MEF

Com o objetivo de promover a utilização de uma estrutura para classificar e organizar a documentação do setor público, a DGLAB empreendeu a seguinte linha de atuação:

  1. Definição de “Orientações básicas para o desenvolvimento dos terceiros níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional”;
  2. Desenvolvimento de um projeto cooperativo para a criação de uma linguagem comum a 3ª nível, denominado “Harmonização de classes de 3º nível em planos de classificação conformes à MEF”;
  3. Apoio a projetos supraorganizacionais ou organizacionais para a criação de planos de classificação que partilhem uma linguagem comum. Encontra-se já publicitada a versão 0.2 do Plano de Classificação de Informação Arquivística para a Administração Local e o respetivo Índice, trabalho realizado pelo Grupo de Trabalho das Autarquias em colaboração com a DGLAB;
  4. Coordenação e atribuição dos códigos de 3º nível para planos de classificação harmonizados e conformes à MEF, de modo a existir um código de classificação unívoco, passível de ser utilizado em diferentes planos de classificação, garantindo a interoperabilidade semântica até ao 3º nível;
  5. Disponibilização da lista consolidada dos 3ºs níveis harmonizados, propostos por distintas entidades, definidos de acordo com as regras estabelecidas nas “Orientações básicas para o desenvolvimento dos terceiros níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional”.

Esta lista será atualizada à medida que novas entidades finalizem os seus planos de classificação e proponham novos 3ºs níveis relativos a processos de negócio específicos ou transversais ainda não identificados.
A publicitação da Lista consolidada destina-se a apoiar o processo de construção de novos planos de classificação e a sistematizar a informação produzida, proporcionando a partilha de conhecimento sobre os processos desenvolvidos pela Administração.

PROJETO ASIA – AVALIAÇÃO SUPRAINSTITUCIONAL DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

A DGLAB tem vindo a realizar no âmbito da sua linha estratégica “Agenda dos Arquivos para a Modernização Administrativa” um conjunto de produtos para a interoperabilidade semântica na Administração Pública (Metainformação para a Interoperabilidade – MIP, Macroestrutura Funcional – MEF e Lista consolidada de processos de negócio – LC) – ver acima.
Em linha de continuidade, desenvolveu-se o Projeto ASIA – Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística.
O Projeto ASIA identifica os prazos de conservação administrativa e o destino final da informação constante nos processos de negócio executados pela Administração Pública, tendo em vista a eliminação da informação supérflua e a adequada conservação da informação que garante de direitos e deveres, bem como a memória e identidade, permitindo a implementação de boas práticas de gestão.
Com base neste instrumento as entidades da Administração Pública poderão de uma forma simplificada produzir as suas Portarias de Gestão de Documentos, dando corpo legal ao destino da informação arquivística.
Pretende-se incrementar o número de entidades dotadas de instrumento de avaliação da informação e integrar os sistemas de informação na política de avaliação arquivística.
Este projeto foi desenvolvido de forma colaborativa por um elevado conjunto de entidades da Administração Central e Local.
Consulte:
Projeto ASIA – documento em consulta pública
Documento metodológico de suporte
Sumário executivo do projeto

– Lista consolidada v1-Mapas conceptuais

AUDIÇÃO PÚBLICA: PROJETO ASIA – AVALIAÇÃO SUPRAINSTITUCIONAL DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Prazo para envio de contributos: até 9 de maio de 2016
Ações de debate e esclarecimento:
– Faro
– Lisboa
– Porto
– Albergaria-a-Velha

Veja a comunicação efetuada aqui

E-mail para receção de contributos: dsan@dglab.gov.pt

Para saber mais:

Regulamento do Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (2012)

Formulário de adesão ao Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (2012)

Macroestrutura Funcional (MEF), versão 2.0 (2013)

Metainformação para interoperabilidade (MIP) versão 1.0c (2012)

Glossário (2013)

FAQ (2013)

Macroestrura funcional (MEF) – Pressupostos básicos (2011)

Orientações básicas para o desenvolvimento dos 3ºs níveis em planos de classificação conformes à Macroestrutura Funcional (2013)

Lista Consolidada dos 3ºs níveis em planos de classificação conformes à MEF (2015)

Governo electrónico e interoperabilidade: documento metodológico para elaboração de um esquema de metainformação para a interoperabilidade (MIP) e uma macroestrutura funcional (MEF), (2008)

Comunicações do I workshop: Membros Observadores do Grupo de trabalho para a Administração Local (2014-03-20)

Comunicações do balanço das atividades de harmonização e da apresentação da metodologia de avaliação suprainstitucional (2014-02-06)

Comunicações da apresentação do Plano de Classificação para Administração Local (versão 02) (2013-07-24)

Comunicações da Sessão Pública de discussão do Plano de Classificação para Administração Local (2012-10-10)

Comunicações da ação de divulgação sobre a extensão e aplicação da MEF pela Administração Local (2012-07-11)

Comunicações da apresentação da MEF v.1 aos interlocutores do projeto de Levantamento de processos da ACE (2012-02-09)

Apresentação da MEF (2011)

 

Última Actualização: 20 de Julho de 2017