PAEIS | Arquivos DGLAB

Sites DGLAB > Arquivos DGLAB > Programas e Projetos > Modernização Administrativa > PAEIS

PROGRAMA “ADMINISTRAÇÃO ELETRÓNICA E INTEROPERABILIDADE SEMÂNTICA” (MIP e MEF)

O Programa (ver Regulamento, Formulário de adesão e Minuta de declaração) tem como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da Administração Eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública (AP) e nas entidades públicas com que esta se relaciona e executem funções de Estado.
O Programa tem como objetivos específicos:
a) O desenvolvimento de uma Macroestrutura funcional (MEF), estrutura semântica para classificar ao 1.º e 2.º nível os documentos de arquivo das referidas entidades, bem como instrumentos de apoio à sua utilização;
b) O desenvolvimento de documentos técnicos que aprofundem os níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF;
c) A gestão e atualização da MEF e dos documentos indicados na alínea b), bem como do esquema de metainformação que lhes é suprajacente: o MIP (Metainformação para a InteroPerabilidade).
d) A promoção da utilização dos referidos instrumentos nas entidades envolvidas na Administração eletrónica.

ADERENTES AO PAEIS

Encontra aqui a Lista de aderentes que já formalizaram a sua adesão ao Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica.

CONTEXTUALIZAÇÃO

Esta iniciativa enquadra-se nas políticas governamentais de suporte a medidas estruturantes para a criação de condições favoráveis à gradual transformação das organizações, à melhoria da sua imagem e da satisfação dos seus clientes e parceiros. A destacar:
– Medidas para a modernização: Aumentar a eficácia e a eficiência da atividade administrativa; aumentar a transparência; promover o uso intensivo das tecnologias de informação e comunicação; promover a administração em rede;
– Medidas para a Administração Eletrónica: Rede Interministerial para as TIC (maior enfoque nas áreas de interoperabilidade, integração, identificação eletrónica, sistemas de atendimento multicanal, sistemas de workflow e gestão documental e segurança).

A governação mediada eletronicamente, ou seja, através de processos informáticos, pretende alcançar a proximidade com o cidadão proporcionando-lhe acesso a serviços de forma interativa sem necessidade de recorrer presencialmente às instituições para satisfazer a sua pretensão. Numa perspetiva interorganizacional (B2B), pretende-se que as organizações integrem e partilhem entre si serviços ou apenas informação, de forma a aumentar a celeridade e eficácia dos processos, mediante a sua inevitável e prévia análise e reestruturação.

No entanto, para estes objetivos se realizarem é forçoso que as organizações interatuem, ou seja, “conversem” entre si recorrendo, claro, a mediação tecnológica. Para esse “diálogo” (entre homem e máquina e entre máquinas) efetivamente se verificar é indispensável haver interoperabilidade. Ou seja, a capacidade de organizações e pessoas interagirem entre si compreendendo a informação transmitida e recebida de forma a integrá-la nos seus sistemas e obter ou dar as repostas adequadas à situação verificada.
Indo ao encontro deste desiderato o órgão de coordenação nacional dos arquivos desenvolveu um esquema de metainformação (MIP) e uma linguagem normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF).

O QUE É A METAINFORMAÇÃO PARA A INTEROPERABILIDADE (MIP)

O MIP é um esquema com um conjunto de 17 elementos de metainformação descritiva cujo objetivo primário é prover a interoperabilidade entre organismos ao nível da utilização, gestão e acesso a recursos informativos.

O QUE É A MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF)

A Macroestrutura Funcional (MEF) (Link para a versão 2.1 da MEF) é uma representação conceptual de funções desempenhadas por organizações do setor público, que se desenvolve em dois níveis:
• As instâncias de primeiro nível representam funções da Administração Pública;
• As instâncias de segundo nível representam as subfunções em que as primeiras podem ser decompostas.
Constitui um esquema de representação normalizado de um subelemento obrigatório do MIP <classificação> inserido no elemento 2 <identificador>.

Reporta-se exclusivamente a documentos de arquivo produzidos pelas organizações, independentemente do seu suporte ou formato, ou seja, aplica-se indiferenciadamente a documentos de arquivo eletrónicos ou convencionais.

Tendo por objetivo o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, a DGLAB desenvolveu uma Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública (LC)

Para saber mais sobre a MEF

O QUE É A LISTA CONSOLIDADA (LC)

A Lista Consolidada é uma estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções de acordo com a MEF – Macroestrutura Funcional – e os processos de negócio executados pela Administração Pública, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional.

A LC integra ainda as decisões de avaliação (determinação dos prazos de conservação administrativa e do destino final) para a informação constante nos processos de negócio.

Integra os resultados dos projetos “Harmonização de classes de 3º nível em planos de classificação conformes à MEF” e “Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística – ASIA” (link para a página do projeto ASIA).

Para saber mais sobre a LC

Com base neste referencial as entidades da Administração Pública poderão de uma forma simplificada produzir os seus instrumentos de gestão da informação, nomeadamente as portarias de gestão de documentos, dando corpo legal à classificação e avaliação da informação arquivística

Para apoiar o processo de elaboração e de aplicação destes instrumentos a DGLAB irá disponibilizar a plataforma ClAv (classificação e avaliação da informação pública).

Disponibilizou ainda um conjunto de fichas técnicas:

FT1 – Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada
Ficha técnica com o procedimento para a elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada e sua submissão ao Órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos
FT2 – O que é a Lista Consolidada
Ficha técnica que explicita a origem, percurso e etapas de elaboração do referencial para a classificação e avaliação da informação pública, denominado Lista Consolidada
FT3 – Apresentação de novo processo de negócio para integração na Lista Consolidada
Ficha técnica com o procedimento para a elaboração de uma proposta de novo processo de negócio para integração na Lista Consolidada
FT4 – Elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos a partir da Lista Consolidada
Ficha técnica com o procedimento para a elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos a partir da Lista Consolidada
FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção
Ficha técnica com os procedimentos para a aplicação de uma tabela de seleção, nomeadamente no que diz respeito à classificação (quando aplicável) e ao cumprimento das decisões de avaliação
FT6 – Forma de contagem de prazos de conservação administrativa
Ficha técnica com instruções para a definição da forma de contagem de prazos de conservação administrativa, no cumprimento de decisões de avaliação da informação arquivística constantes na Lista Consolidada.
FT7 – Subdivisão de processos de negócio e constituição de agregações
Ficha técnica com os procedimentos para a subdivisão de classes relativas à informação produzida no âmbito de processos de negócio (criação de classes de 4.º nível) e para a constituição de agregações aquando da aplicação do plano de classificação e tabelas de seleção derivadas da Lista Consolidada.
FT8 – Aplicação do destino final: o papel do dono e do participante
Ficha técnica com os procedimentos para a aplicação do destino final presente em tabelas de seleção derivadas da Lista Consolidada, de acordo com a intervenção das entidades no processo de negócio enquanto dono ou participante.
FT9 – Boas práticas de eliminação de documentos
Ficha técnica com os procedimentos para a implementação de boas práticas de eliminação de documentos e informação.
FT10 – Tabelas de seleção: aplicação no tempo
Ficha técnica referente à aplicação no tempo das decisões de avaliação constantes na tabelas de seleção de relatórios de avaliação de documentação acumulada e em portarias de gestão de documentos.
FT11 – Elaboração de Relatórios de Avaliação Simplificados
Ficha técnica com o procedimento para a elaboração de um Relatório de Avaliação Simplificado (RAS).