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Classificação e avaliação

As informações produzidas por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades constituem documentos de arquivo.
Todas as informações criadas, enviadas e recebidas pelo Estado português são ativos importantes. Gerir e armazenar estas informações significa torná-las acessíveis para uso próprio e do cidadão, proteger direitos e deveres e salvaguardar a identidade nacional.
Para tal é necessário utilizar instrumentos que possibilitem a sua organização (plano de classificação) e a sua avaliação (tabela de seleção), com a determinação da informação que poderá ser eliminada e qual a que deve ser conservada.
A eliminação de documentos / informação deve ser efetuada ao abrigo de um dispositivo legal aprovado / autorizado pela entidade coordenadora da política nacional de arquivos (Decreto-Lei n.º 447/88 e  Portaria n.º 192/2012). Este dispositivo pode tomar a forma de Portaria de Gestão de Documentos ou de Relatório de Avaliação.
Consulte abaixo as portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88.
A elaboração do(s) instrumento(s) que melhor se adapta(m) às necessidades da entidade deve ser antecedida por um diagnóstico sumário ao sistema de arquivo, que, entre outros, identifique as suas principais características, o universo documental que se pretende avaliar, os recursos necessários para a concretização da tarefa e a metodologia de trabalho.

A DGLAB apoia a elaboração destes instrumentos.
Para incrementar e facilitar a produção pelas entidades dos seus instrumentos de gestão da informação, a DGLAB desenvolveu o referencial Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública (LC).

Consulte as fichas técnicas (link para a página das fichas) para conhecer os procedimentos para a elaboração dos seus instrumentos.

Adira ao Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) para ser agente ativo no desenvolvimento dos referenciais nacionais.

Para obter apoio técnico veja a página Consultorias.

 

Conheça os instrumentos para a gestão da informação

O que é um plano de classificação?

É um instrumento de suporte à classificação, constituído por um esquema de classes pré-definidas e por um conjunto de regras ou instruções de aplicação. Num plano de classificação funcional, as classes são representações de funções e dos subconjuntos de ações relacionadas em que cada função é sucessivamente decomposta.

Possibilita através da associação de um código, representativo de uma classe do esquema de classificação, a uma informação ou de uma agregação de documentos, a recuperação estruturada da informação. Assume um papel central na gestão continuada da informação, dado que garante a ligação original dos documentos, relacionando-os entre si, em razão de terem sido produzidos durante e por virtude da mesma função / processo de negócio. Assegura a organicidade do sistema de informação arquivística. É a base para a avaliação da informação.

Um plano de classificação conforme à Lista Consolidada é funcional e hierárquico, com classes de 1º e de 2º nível importadas da MEF e de 3º nível relativas aos processos de negócio, podendo apresentar ainda 4ºs níveis, constituídos para efeitos de avaliação.

O que é uma tabela de seleção?
Instrumento resultante da avaliação arquivística em que se fixa os prazos de conservação administrativa e os destinos finais da informação.
A sua aplicação permite reduzir de forma segura o volume dos documentos, imperativo da boa gestão de arquivos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazo e salvaguardar a memória e o património arquivístico.

As tabelas de seleção podem integrar dois tipos de dispositivos legais:

 

Para saber mais

Para obter informação específica sobre o processo de elaboração e aplicação dos instrumentos de gestão da informação consulte as fichas técnicas:

FT1 – Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada
FT2 – O que é a Lista Consolidada
FT3 – Apresentação de novo processo de negócio para integração na Lista Consolidada
FT4 – Elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos a partir da Lista Consolidada
FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção

 

Para obter informação específica sobre o referencial “Lista Consolidada” consulte:

 

Formulários disponibilizados pela DGLAB no âmbito da avaliação, seleção e eliminação de documentos:

  1. Folha de Recolha de Dados (Relatório de Avaliação)
  2. Regulamento de Gestão de Documentos
  3. Guia de Remessa de Documentos
  4. Auto de Entrega de Documentos
  5. Auto de Eliminação de Documentos

 

Portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro

Identificação do diploma Data Estado
Portaria n.º 1185/90 – Polícia Judiciária 06-12-1990 Revogada
Portaria n.º 330/91 – Tribunais Judiciais 11-04-1991 Revogada
Portaria n.º 722/91 – Serviço de Estrangeiros e Fronteiras 24-07-1991
Portaria n.º 835/91 – Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde 16-08-1991
Portaria n.º 1125/91 – Maternidade do Dr. Alfredo da Costa 30-10-1991
Portaria n.º 102/94 – Hospital Distrital de Viana do Castelo 10-02-1994
Portaria n.º 217/94 – Serviços Municipalizados de Água e Saneamento da Câmara Municipal de Almada 13-04-1994
Portaria n.º 681/94 – Hospital de Egas Moniz 22-07-1994
Portaria n.º 707/95 – Secretaria-Geral do Ministério da Saúde 04-07-1995
Portaria n.º 1156/95 – Polícia Judiciária 21-09-1995 Revogada
Portaria n.º 454/96 – Serviço Nacional de Bombeiros 09-09-1996
Portaria n.º 1185/97 – Instituto do Emprego e Formação Profissional 20-11-1997 Revogada
Portaria n.º 360/98 – Direcção-Geral de Viação 26-06-1998
Portaria n.º 33/99 – Secretaria-Geral do Ministério da Educação 20-01-1999 Revogada
Portaria nº 938/99 – Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria Económica e da Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria de Publicidade 23-06-1999
Portaria n.º 456/99 – Governos Civis 04-09-1999
Portaria n.º 1003/99 – Tribunais Judiciais 10-11-1999
Portaria n.º 247/2000 – Hospitais e Serviços de Saúde do Ministério da Saúde 08-05-2000
Portaria n.º 272/2000 – Exército 22-05-2000
Portaria n.º 1183/2000 – Departamento de Prospectiva e Planeamento do Ministério do Planeamento 18-12-2000
Portaria n.º 1185/2000 – Secretaria-Geral do Ministério da Cultura 18-12-2000
Portaria n.º 39/2001 – Direcção-Geral dos Serviços Prisionais 18-01-2001
Portaria n.º 242/2001 – Presidência da República 22-03-2001
Portaria n.º 412/2001 – Autarquias locais 17-04-2001 Alterada
Portaria n.º 430/2001 – Direcção-Geral do Turismo 26-04-2001
Portaria n.º 686/2001 – Inspecção-Geral das Actividades Económicas 05-07-2001
Portaria n.º 952/2001 – Instituto Nacional de Administração 07-08-2001
Portaria n.º 1143/2001 – Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas 27-09-2001 Revogada
Portaria n.º 525/2002 – Inspecção-Geral de Finanças 03-05-2002
Portaria n.º 653/2002 – Guarda Nacional Republicana 03-05-2002
Portaria n.º 1185/2002 – Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo 30-08-2002
Portaria n.º 726/2003 – Instituto da Conservação da Natureza 06-08-2003
Portaria n.º 763/2003 – Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho 09-08-2003 Revogada
Portaria n.º 879/2003 – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças 21-08-2003
Portaria n.º 1210/2003 – Instituto do Emprego e Formação Profissional 15-10-2003 Revogada
Portaria n.º 131/2004 – Comissão Nacional da UNESCO 09-02-2004
Portaria n.º 235/2004 – Centro Nacional de Protecção Contra Riscos Profissionais 03-03-2004
Portaria n.º 321/2004 – Inspecção-Geral de Administração Interna 19-03-2004
Portaria n.º 509/2004 – Santa Casa da Misericórdia de Lisboa 14-05-2004
Despacho Conjunto n.º 340/2004 – Tribunal de Contas e serviços de apoio 05-06-2004
Portaria n.º 1264/2004 – Secretaria-Geral do ex-Ministério da Ciência e do Ensino Superior 28-09-2004
Portaria n.º 1271/2004 – Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa 06-10-2004
Portaria n.º 1469/2004 – Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Europeus e da Direcção-Geral dos Assuntos Comunitários 20-12-2004
Portaria n.º 418/2005 – Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna 18-02-2005
Portaria n.º 226/2005 – Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento 24-02-2005 Revogada
Portaria n.º 414/2005 – Secretaria-Geral da Presidência de Conselho de Ministros 13-04-2005
Portaria n.º 819/2005 – Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários 13-09-2005
Portaria n.º 1039/2005 – Inspecção-Geral das Actividades Culturais 12-10-2005
Portaria n.º 1175/2005 – Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia 21-11-2005
Portaria n.º 1310/2005 – Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário 21-12-2005
Portaria n.º 1327/2005 – Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde 28-12-2005
Portaria n.º 95/2006 – Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e dos Serviços de Fiscalização do Instituto da Segurança Social, I.P. 30-01-2006 Revogada
Portaria n.º 270/2006 – Instituto Nacional de Estatística 22-03-2006
Portaria n.º 523/2006 – Direcção-Geral das Autarquias Locais 08-06-2006
Portaria n.º 628/2006 – Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P. 23-06-2006
Portaria n.º 684/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Educação 04-07-2006
Portaria n.º 1300/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Economia e Inovação 03-08-2006
Portaria n.º 1389/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça 12-12-2006
Portaria n.º 1392/2006 – Direcção-Geral da Administração da Justiça 13-12-2006
Portaria n.º 30/2007 – Transportes Aéreos Portugueses, S. A. 05-01-2007
Portaria n.º 52/2007 – Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas 09-01-2007
Portaria n.º 401-A/2007 – Direcção-Geral do Orçamento 05-04-2007
Portaria n.º 12/2008 – Instituto Politécnico do Porto e suas escolas superiores 03-01-2008
Portaria n.º 32/2008 – Direcção-Geral de Reinserção Social 11-01-2008
Portaria n.º 46/2008 – Faculdade de Ciências Médicas da Universidade Nova de Lisboa 15-01-2008
Portaria n.º 96/2008 – Polícia Judiciária 29-01-2008
Portaria n.º 418/2008 – Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano 11-06-2008
Portaria n.º 747/2008 – Direcção-Geral do Livro e das Bibliotecas 21-08-2008
Portaria n.º 1220/2008 – Polícia de Segurança Pública 24-10-2008
Portaria n.º 1326/2008 – Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações 18-11-2008
Portaria n.º 331/2009 – Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde, I. P. 30-03-2009
Portaria n.º 536/2009 – Direcções Regionais de Educação 18-05-2009
Portaria n.º 700/2009 – Direcção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros 03-07-2009
Portaria n.º 740/2009 – Direcção-Geral das Actividades Económicas 10-07-2009
Portaria n.º 999/2009 – Autoridade de Segurança Alimentar e Económica 08-09-2009
Portaria n.º 1253/2009 – Autarquias Locais 14-10-2009
Portaria n.º 1370/2009 – Instituto do Emprego e Formação Profissional, I.P. 27-10-2009
Portaria n.º 1383/2009 – Instituto da Segurança Social, I.P. 04-11-2009
Portaria n.º 77/2010 – Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I.P. 05-02-2010
Portaria n.º 107/2010 – Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social 22-02-2010
Portaria n.º 231/2010 – Reitoria da Universidade Nova de Lisboa 27-04-2010
Portaria n.º 755/2010 – Marinha 25-10-2010
Portaria n.º 1141/2010 – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça 03-11-2010
Portaria n.º 1197/2010 – Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça 26-10-2010
Portaria n.º 116/2011 – Direcção-Geral do Tesouro e Finanças 25-03-2011
Portaria n.º 194/2011 – Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. 16-05-2011
Portaria n.º 167/2012 – Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P 24-05-2012
Portaria n.º 368/2013 – Tribunais Judiciais e Tribunais Administrativos e Fiscais 24-12-2013
Portaria n.º 157/2014 – Hospitais e demais serviços do Ministério da Saúde – Alteração ao Regulamento Arquivístico para os Hospitais,aprovado em anexo à Portaria n.º 247/2000, de 8 de maio 19-05-2014
Portaria n.º 171/2014 – Autoridade para as Condições do Trabalho 05-09-2014

PDFs residentes no sítio web do Diário da República Eletrónico.

Última Actualização: 28 de Agosto de 2017