FAQ
Qualificação dos Sistemas de Arquivo
Adesão ao PAEIS
Utilização do MIP
Utilização da MEF e da LC
Classificação em Arquivo
Avaliação Arquivística
Eliminação de Documentos
Transferência de Documentos
Transferência/Substituição de Suporte
Preservação Digital
Documento de Arquivo Eletrónico
Consultoria
QUALIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE ARQUIVO
- 1. Quais as competências da DGLAB no âmbito da qualificação dos sistemas de arquivo?
- 2. Como posso consultar as orientações técnicas e normativas da DGLAB?
- 3. Qual o normativo recomendado pela DGLAB para a conceção e implementação de sistemas de arquivo?
- 4. Quais os principais objetivos da NP 4438:2005?
- 5. Quais as etapas preconizadas para o desenvolvimento de um sistema de arquivo, segundo a NP 4438:2005?
- 6. Posso solicitar apoio para a escolha de um sistema eletrónico de gestão de arquivos?
- 7. A minha instituição vai ser extinta. Como posso salvaguardar os documentos?
1. Quais as competências da DGLAB no âmbito da qualificação dos sistemas de arquivo?
Tendo em vista a qualificação dos sistemas de arquivo a DGLAB exerce competências no âmbito da regulação (orientações técnicas e normativas e pareceres vinculativos no âmbito da avaliação arquivística), do apoio técnico (consultorias; apoio pontual; pareceres técnicos e prestações de informações) e da supervisão (auditorias a sistemas de arquivo e controlo da aplicação das tabelas de seleção).
2. Como posso consultar as orientações técnicas e normativas da DGLAB?
As orientações encontram-se publicitadas em http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/
3. Qual o normativo recomendado pela DGLAB para a conceção e implementação de sistemas de arquivo?
O normativo recomendado é a NP 4438:2005 – Informação e documentação Gestão de documentos de arquivo Parte 1: Princípios diretores, Parte 2: Recomendações de aplicação. Esta norma transpõe para português a norma ISO 15489-1 e 2. Information and documentation – records management.
4. Quais os principais objetivos da NP 4438:2005?
A NP 4438:2005 tem como principais objetivos:
- Conceção e implementação de sistemas de arquivo.
- Gestão de documentos de arquivo em qualquer formato ou suporte.
- Definição de responsabilidades nas Classificação em Arquivosorganizações.
- Articulação com outras normas, nomeadamente com a NP EN ISO 9001.
5. Quais as etapas preconizadas para o desenvolvimento de um sistema de arquivo, segundo a NP 4438:2005?
- Etapa A. Investigação preliminar;
- Etapa B. Análise funcional;
- Etapa C. Identificação de requisitos;
- Etapa D. Avaliação de sistemas existentes;
- Etapa E. Identificação de estratégias;
- Etapa F. Desenho do sistema de arquivo;
- Etapa G. Implementação do sistema de arquivo;
- Etapa H. Controlo, Ajustamento e Revisão.
6. Posso solicitar apoio para a escolha de um sistema eletrónico de gestão de arquivos?
A DGLAB não pode indicar sistemas eletrónicos de gestão de arquivos (SEGA). No entanto, disponibiliza recomendações em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/sega.pdf sobre os pontos essenciais que devem ser considerados para o desenvolvimento ou aquisição de software de gestão de documentos de arquivo.
7. A minha instituição vai ser extinta. Como posso salvaguardar os documentos?
A DGLAB disponibiliza em http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/11/orientacoes_ace.pdf orientações específicas sobre como atuar nestas circunstâncias.
ADESÃO AO PAEIS
- 1. O que é o PAEIS?
- 2. Quem pode candidatar-se a aderente ao PAEIS?
- 3. Como e a quem é apresentado o pedido de adesão ao PAEIS?
- 4. Um organismo tem obrigatoriamente que aderir ao PAEIS para poder utilizar o MIP e/ou a MEF?
- 5. Quais as vantagens de aderir ao PAEIS?
- 6. A adesão ao PAEIS tem obrigações para a entidade aderente?
- 7. A adesão ao PAEIS tem custos para a entidade aderente?
O PAEIS – Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica – é um programa de trabalho liderado pela Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) que tem por objetivo produzir e implementar referenciais e outros instrumentos destinados a facilitar a interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas entidades públicas com que esta se relaciona e que executam funções do Estado).
2. Quem pode candidatar-se a aderente ao PAEIS?
Qualquer entidade pública que se reconheça nos objetivos, princípios, metodologias e instrumentos do PAEIS pode solicitar o estatuto de aderente, desde que usufrua de autonomia administrativa e pertença ao universo orgânico-funcional coberto pela versão da MEF que estiver em vigor à data do pedido (presentemente, a MEF em vigor é a versão 2.1, concebida para o universo da Administração central e local).
3. Como e a quem é apresentado o pedido de adesão ao PAEIS?
O pedido de adesão deve ser apresentado à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas por ofício (Edifício da Torre do Tombo, Alameda da Universidade, 1649-010 Lisboa) ou por email (secretariado@dglab.gov.pt ), acompanhado dos documentos seguintes, devidamente preenchidos e assinados pelo dirigente superior do organismo: – Declaração, cuja minuta se encontra anexa ao Regulamento do PAEIS; – Formulário de adesão devidamente preenchido. O Regulamento e o Formulário de adesão estão disponíveis em http://arquivos.dglab.gov.pt/programas-e-projectos/modernizacao-administrativa/macroestrutura-funcional-mef/.
4. Um organismo tem obrigatoriamente que aderir ao PAEIS para poder utilizar o MIP e/ou a MEF?
Não. O MIP e a MEF são instrumentos de utilização livre, publicamente disponíveis no sítio Web do órgão de coordenação nacional dos arquivos. Porém, só a adesão formal ao Programa dá o estatuto de “aderente”, com as vantagens específicas daí decorrentes
5. Quais as vantagens de aderir ao PAEIS?
Os aderentes ao PAEIS têm três principais vantagens: – Só os organismos aderentes podem participar nas estruturas de gestão do PAEIS e, dessa forma, influenciar o desenvolvimento dos trabalhos e a aprovação de quaisquer alterações ao MIP e à MEF. – Os organismos aderentes podem usufruir gratuitamente das ações de formação e de divulgação do MIP, da MEF, e de quaisquer outros outputs do PAEIS. – Os organismos aderentes têm prioridade no acesso aos serviços de consultoria prestados pelo órgão de coordenação nacional dos arquivos. 6. A adesão ao PAEIS tem obrigações para a entidade aderente? Sim. São obrigações dos aderentes: – Aplicar o MIP e a MEF no respetivo sistema de arquivo, no prazo de dois anos após a data de adesão (sob pena de perder o estatuto de aderente); – Não deturpar as regras de aplicação da MEF à elaboração dos respetivos instrumentos de gestão de documentos de arquivo; – Submeter às estruturas de gestão do PAEIS quaisquer propostas de alteração à MEF e colaborar ativamente na melhoria dos outputs do PAEIS.
6. A adesão ao PAEIS tem obrigações para a entidade aderente?
Sim. São obrigações dos aderentes: – Aplicar o MIP e a MEF no respetivo sistema de arquivo, no prazo de dois anos após a data de adesão (sob pena de perder o estatuto de aderente); – Não deturpar as regras de aplicação da MEF à elaboração dos respetivos instrumentos de gestão de documentos de arquivo; – Submeter às estruturas de gestão do PAEIS quaisquer propostas de alteração à MEF e colaborar ativamente na melhoria dos outputs do PAEIS
7.A adesão ao PAEIS tem custos para a entidade aderente?
UTILIZAÇÃO DO MIP
- 1. O que é o MIP?
- 2. Todos os elementos e subelementos de metainformação previstos no MIP são de utilização obrigatória?
- 3. No sistema de arquivo do organismo, posso criar mais elementos e subelementos de metainformação não previstos no MIP?
- 4. Os aderentes ao PAEIS têm de observar algumas regras para atribuição de valores a elementos/subelementos de metainformação?
O MIP – Metainformação para a Interoperabilidade – é um output do PAEIS. Consiste num esquema de 17 elementos de metainformação, alguns estruturados em subelementos, que visa facilitar a interoperabilidade na gestão, utilização e acesso a recursos informativos.
2. Todos os elementos e subelementos de metainformação previstos no MIP são de utilização obrigatória?
Não. O MIP considera de utilização obrigatória penas 9 elementos/subelementos, concretamente: identificador do recurso, tipo de identificador, código de classificação, designação do produtor, idioma, data/hora de registo, tipo de recurso, formato de dados, classificação de segurança. Estes são os elementos/subelementos considerados essenciais para possibilitar a interoperabilidade interinstitucional. No entanto, recomenda-se que os organismos, nos seus sistemas, estabeleçam como obrigatórios todos os elementos ou subelementos que considerem críticos para uma eficaz recuperação ou gestão interna da informação.
3. No sistema de arquivo do organismo, posso criar mais elementos e subelementos de metainformação não previstos no MIP?
Sim. A única obrigação dos aderentes ao PAEIS é utilizar, pelo menos, os elementos/subelementos de metainformação considerados obrigatórios, no MIP.
4. Os aderentes ao PAEIS têm de observar algumas regras para atribuição de valores a elementos/subelementos de metainformação?
Sim. De momento, a única obrigação dos aderentes ao PAEIS respeita à atribuição de valores para o subelemento “código de classificação”, para o que devem utilizar códigos conformes à MEF. Para os restantes elementos/subelementos, recomenda-se a utilização dos esquemas de representação referidos no MIP, embora tal não seja imperativo.
UTILIZAÇÃO DA MEF E DA LC
- 1. O que é a MEF?
- 2. O que é a Lista Consolidada?
- 3. O órgão de coordenação nacional dos arquivos dá apoio técnico à elaboração de planos de classificação derivados da Lista Consolidada?
- 4. Há atividades dos organismos que não parecem estar representadas na MEF – por exemplo, atividades para garantir a segurança, higiene e saúde no trabalho. Porquê?
- 5. Estou a elaborar um plano de classificação para um organismo aderente ao PAEIS. Para prever no plano de classificação tudo o que o organismo faz, preciso de criar novas classes de 1º e de 2º nível, que não constam da MEF. Posso fazê-lo livremente?
- 6. Para ter um plano de classificação derivado da Lista Consolidada tenho que inscrever nesse plano de classificação todas as classes de 1º e de 2º nível da MEF?
- 7. Quando não utilizo todas as classes da MEF no plano de classificação do organismo, posso reordenar a codificação para não ter interrupções na sequência?
- 8. Estou a elaborar um plano de classificação derivado da Lista Consolidada. Para prever no plano de classificação tudo o que o organismo faz, preciso de criar novas classes de 3º nível. Posso fazê-lo livremente?
- 9. Estou a elaborar um plano de classificação derivado da Lista Consolidada. Tenho de utilizar os códigos da Lista Consolidada, ou posso criar uma nova codificação?
- 10. A MEF é aplicável à organização de um arquivo histórico?
- 11. A Lista Consolidada vai revogar as atuais portarias de gestão de documentos?
- 12. O índice que acompanha a Lista Consolidada é constituído por termos para indexação dos documentos?
- 13. O MIP e/ou a MEF ainda vão sofrer alterações?
- 14. De quanto em quanto tempo são feitas atualizações ao MIP e à MEF?
- 15. Posso fazer propostas de atualização do MIP e da MEF mesmo não pertencendo a um organismo aderente ao PAEIS?
- 16. Como posso saber que há uma nova versão do MIP ou da MEF?
- 17. Os aderentes são obrigados a alterar os seus planos de classificação sempre que é publicada uma nova versão da MEF?
- 18. Os aderentes são obrigados a alterar a configuração dos seus sistemas eletrónicos de gestão de arquivos sempre que é publicada uma nova versão do MIP?
A Macroestrutura Funcional (MEF) é um output do PAEIS. Trata-se de uma representação conceptual de funções desempenhadas por organizações do setor público, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica, desenvolvido a dois níveis, concebida para servir de quadro de apoio á construção de uma linguagem comum para a classificação da informação pública. É uma ferramenta que apoia a harmonização de valores de um dos elementos obrigatórios de metainformação estabelecidos no MIP, o código de classificação.
2.O que é a Lista Consolidada?
A Lista Consolidada (LC) é uma estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções de acordo com a MEF – Macroestrutura Funcional – e os processos de negócio executados pela Administração Pública, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional. A LC integra ainda as decisões de avaliação (determinação dos prazos de conservação administrativa e do destino final) para a informação constante nos processos de negócio. Tem por objetivo o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF. Com base neste referencial as entidades da Administração Pública poderão de uma forma simplificada produzir os seus instrumentos de gestão da informação (Planos de Classificação e Tabelas de seleção).
3. O órgão de coordenação nacional dos arquivos dá apoio técnico à elaboração de planos de classificação derivados da Lista Consolidada?
Sim, principalmente aos organismos que tenham formalizado a sua adesão ao PAEIS. De entre estes, a prioridade é dada à elaboração de instrumentos transversais a vários organismos. Privilegia-se, igualmente, os projetos que integram a elaboração do plano de classificação, da correspondente portaria de gestão de documentos e do plano de preservação digital.
4. Há atividades dos organismos que não parecem estar representadas na MEF – por exemplo, atividades para garantir a segurança, higiene e saúde no trabalho. Porquê?
Na MEF (macroestrutura funcional) as classes pretendem representar funções. À luz dos princípios que orientaram a construção da MEF, por função entende-se o que a Administração faz, e não as áreas de intervenção em que atua, ou os objetivos que pretende atingir. Assim, considerou-se que não existe uma função “segurança, higiene e saúde no trabalho”, sendo esta matéria cumprida através de atividades diversas, com enquadramento funcional distinto consoante esteja em causa a elaboração de regras de funcionamento, a divulgação de informação, a realização de obras de remodelação de instalações, a fiscalização das condições de trabalho, etc.
5. Estou a elaborar um plano de classificação para um organismo aderente ao PAEIS. Para prever no plano de classificação tudo o que o organismo faz, preciso de criar novas classes de 1º e de 2º nível, que não constam da MEF. Posso fazê-lo livremente?
Não. Cada aderente ao PAEIS compromete-se a elaborar o seu plano de classificação utilizando para o efeito apenas as classes de 1º e de 2º nível previstas na MEF em vigor. No caso de entender que há funções que o organismo desempenha e que não estão representadas na MEF, deverá contatar a entidade que coordena a Comissão Executiva (DGLAB) para apresentar o caso e analisar eventuais soluções no quadro da MEF; se as propostas de criação de novas classes de 1º e/ou 2º nível se revelarem pertinentes, será submetida à estrutura de gestão da MEF uma proposta de atualização que, sendo aprovada, se traduzirá em nova versão da MEF que anula a versão anterior.
6. Para ter um plano de classificação derivado da Lista Consolidada tenho que inscrever nesse plano de classificação todas as classes de 1º e de 2º nível da MEF?
Não. Para elaborar o plano de classificação deve selecionar apenas as classes de 1º e de 2º nível que correspondem a funções/subfunções exercidas pelo organismo. Por exemplo, se o organismo não presta serviços de saúde (nem mesmo no quadro da medicina no trabalho), a classe 700 não deve constar do plano de classificação. Se o organismo não participa em operações militares e paramilitares, a classe 550.30 não deve constar do plano de classificação; mas se tem processos no domínio da segurança pública (por exemplo, no quadro do apoio policial que lhe é prestado em eventos que o organismo organiza), a classe 550.10 deve constar do plano e, por arrasto, também a classe de 1º nível com o código 50o.
7. Quando não utilizo todas as classes da MEF no plano de classificação do organismo, posso reordenar a codificação para não ter interrupções na sequência?
Não. A codificação da MEF / Lista consolidada deve ser integralmente respeitada.
8. Estou a elaborar um plano de classificação derivado da Lista Consolidada. Para prever no plano de classificação tudo o que o organismo faz, preciso de criar novas classes de 3º nível. Posso fazê-lo livremente?
Não. Os procedimentos para a proposta de novas classes de 3º nível encontram-se previstos na Ficha Técnica FT3 – Apresentação de novo processo de negócio para integração na Lista Consolidada
9. Estou a elaborar um plano de classificação derivado da Lista Consolidada. Tenho de utilizar os códigos da Lista Consolidada, ou posso criar uma nova codificação?
Para garantir a interoperabilidade semântica é imprescindível utilizar os códigos da Lista Consolidada.
10. A MEF é aplicável à organização de um arquivo histórico?
A MEF é um instrumento de apoio à elaboração de planos de classificação para uso nos designados arquivos correntes, ou seja, planos de classificação que pretendam estruturar a organização da documentação em fase de produção. A organização dos arquivos históricos deve respeitar a ordem original, ou seja, a ordem que os produtores imprimiram aos documentos que geraram.
11. A Lista Consolidada vai revogar as atuais portarias de gestão de documentos?
Não. Uma portaria de gestão de documentos só é revogada por outra portaria ou por diploma de nível superior na hierarquia das leis. Porém, um organismo que adote a Lista Consolidada na atualização do seu plano de classificação deve, preferencialmente em simultâneo, proceder à atualização da sua portaria de gestão de documentos, colocando-a em conformidade com o novo plano de classificação.
12. O índice que acompanha a Lista Consolidada é constituído por termos para indexação dos documentos?
Não. O índice é apenas um “interface” entre a linguagem natural e a linguagem (controlada) da Lista Consolidada, ou seja, é apenas um instrumento de apoio à interpretação da LC, que tem em vista ajudar os interessados a identificar quais as classes que enquadram os processos de negócio do organismo.
13.O MIP e/ou a MEF ainda vão sofrer alterações?
Ambos os instrumentos já têm versões razoavelmente estabilizadas. No entanto, existe sempre a possibilidade de introduzir alterações para melhorar o produto ou para alargar o universo da sua potencial utilização.
14. De quanto em quanto tempo são feitas atualizações ao MIP e à MEF?
Não existe periodicidade fixa. Em qualquer momento poderão ser apresentadas propostas de alteração que serão analisadas pela Comissão Executiva do PAEIS e, se aprovadas, informarão uma nova versão daqueles instrumentos.
15. Posso fazer propostas de atualização do MIP e da MEF mesmo não pertencendo a um organismo aderente ao PAEIS?
Sim, qualquer entidade pode apresentar propostas para alteração do MIP e/ou da MEF. Para tanto, deverá dirigir-se à entidade coordenadora da Comissão Executiva do PAEIS (DGLAB), e concretizar com o maior rigor o que propõe que seja eliminado e/ou o que propõe que seja adicionado, justificando a proposta que será posteriormente levada à análise da Comissão Executiva.
16. Como posso saber que há uma nova versão do MIP ou da MEF?
Cada nova versão tem um código diferente da versão anterior – por exemplo, MIP v1.0, MIP v1.0a, MIP v1.0b, MEF v1.0, MEF v2.0. Os organismos aderentes ao PAEIS são informados por escrito, pela entidade coordenadora da Comissão Executiva (DGLAB), de que uma nova versão está disponível. Os restantes organismos têm informação atualizada no sítio Web do órgão de coordenação nacional dos arquivos, sendo aí publicamente noticiada e disponibilizada cada nova versão, sem prejuízo de outras formas de divulgação.
17. Os aderentes são obrigados a alterar os seus planos de classificação sempre que é publicada uma nova versão da MEF?
Nem sempre. As atualizações que obrigam a alterar planos de classificação construídos sobre versões anteriores da MEF são apenas as que alteram os conceitos das classes e a respetiva codificação, bem como as que criam novas classes para representar novas funções atribuídas ao universo orgânico-funcional coberto pela versão anterior. Não obrigam a alterar planos de classificação construídos sobre versões anteriores da MEF: atualizações que apenas melhoram a formulação do título, descrição, notas de aplicação e/ou de exclusão, sem alterar os conceitos das classes e sem eliminar ou acrescentar novas classes; atualizações que acrescentam novas classes de 1º ou de 2º nível para representar funções que existem apenas num universo orgânico-funcional distinto do coberto pela anterior versão da MEF; atualizações que eliminam classes de 1º ou de 2º nível por corresponderem a funções que deixaram de ser exercidas pelos organismos públicos
18. Os aderentes são obrigados a alterar a configuração dos seus sistemas eletrónicos de gestão de arquivos sempre que é publicada uma nova versão do MIP?
Nem sempre. As atualizações que obrigam a alterar a configuração do sistema são apenas aquelas que criam novos elementos/subelementos de utilização obrigatória ou alteram o estatuto de elementos/subelementos existentes tornando-os de utilização obrigatória
CLASSIFICAÇÃO EM ARQUIVO
- 1. O que é a classificação em arquivo?
- 2. Que instrumentos devo produzir para classificar os documentos?
- 3. O que é um plano de classificação?
- 4. Quais os elementos de informação que um plano de classificação decorrente da Lista Consolidada deve conter?
- 5. Devo utilizar um instrumento para a classificação e outro para a avaliação?
1. O que é a classificação em arquivo?
É um meio para agrupar estruturadamente os documentos. Visa a recuperação, através de um dispositivo lógico, e a preservação do valor evidencial, através da sua associação contextual.
Assume um papel central na gestão continuada da informação, dado que garante a ligação original dos documentos, relacionando-os entre si, em razão de terem sido produzidos durante e por virtude da mesma função / processo de negócio. Assegura a organicidade do sistema de informação arquivística. É a base para a avaliação da informação.
2. Que instrumentos devo produzir para classificar os documentos?
É um instrumento de suporte à classificação, constituído por um esquema de classes pré-definidas e por um conjunto de regras ou instruções de aplicação. Num plano de classificação funcional, as classes são representações de funções e dos subconjuntos de ações relacionadas, em que cada função é sucessivamente decomposta. Um plano de classificação conforme à Lista Consolidada é funcional e hierárquico, com classes de 1º e de 2º nível importadas da MEF e de 3º nível relativas aos processos de negócio, podendo apresentar ainda 4ºs níveis, constituídos para efeitos de avaliação.
3. O que é um plano de classificação?
Um plano de classificação extraído da Lista Consolidada deve incluir os seguintes elementos de informação: código de classificação, título, descrição, notas de aplicação, notas de exclusão e termos de índice. Poderá incluir, se necessário, um campo para notas ou observações.
4. Quais os elementos de informação que um plano de classificação decorrente da Lista Consolidada deve conter?
Um plano de classificação extraído da Lista Consolidada deve incluir os seguintes elementos de informação: código de classificação, título, descrição, notas de aplicação, notas de exclusão e termos de índice. Poderá incluir, se necessário, um campo para notas ou observações.
5. Qual o sistema de classificação que devo adotar?
De acordo com a NP 4438:2005 é recomendada a adoção de um sistema funcional, que reflita as funções/atividades que originaram a produção da informação. Constitui um sistema mais estável por não estar dependente das alterações orgânicas que ocorrem nas instituições. É também um garante para a interoperabilidade semântica.
O referencial Lista Consolidada atende a estes requisitos e constitui a base para a promoção de uma linguagem única para a Administração Pública. A sua versão atualizada pode ser consultada em clav.dglab.gov.pt > Operações > Lista consolidada ou em https://clav.dglab.gov.pt/classes/consultar
AVALIAÇÃO ARQUIVÍSTICA
1. O que é a avaliação arquivística?
2. A avaliação arquivística também se aplica aos documentos eletrónicos?
3. Quais as vantagens da avaliação arquivística?
4. Quais os diplomas legais que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos?
5. Quais as competência da DGLAB no âmbito da avaliação arquivística?
6. Como se expressa a avaliação arquivística?
1. O que é a avaliação arquivística?
Atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação permanente ou eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios. Concretiza-se na definição de prazos de conservação administrativa e de destinos finais, fixados em tabela de seleção.
2. A avaliação arquivística também se aplica aos documentos eletrónicos?
A avaliação arquivística aplica-se a informação / documentos constantes em Sistemas Eletrónicos de Gestão de Arquivo, bem como nos demais sistemas de negócio.
3. Quais as vantagens da avaliação arquivística?
Redução, de forma segura, do volume dos documentos/informação e da ocupação do espaço, controlo da massa documental, diminuição com custos operacionais e salvaguarda do património arquivístico, bem como dos direitos e deveres da Administração e dos cidadãos.
4. Quais os diplomas legais que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos?
Os diplomas que regulam a avaliação, seleção e eliminação de documentos são o Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, e o Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, complementados pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, e pelo Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de Março, e pela Portaria n.º 372/2007, de 30 de Março.
5. Quais as competência da DGLAB no âmbito da avaliação arquivística?
De acordo com a Portaria n.º 192/2012, de 19 de junho, art. 3.º, alínea k) a DGLAB emite obrigatoriamente parecer vinculativo sobre o destino final da documentação em sede de portaria de gestão de documentos e sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras.
6. Como se expressa a avaliação arquivística?
A avaliação arquivística pode estar expressa em dois tipos de instrumentos:
- Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88, para a avaliação da documentação corrente da entidade.
- Relatório de avaliação – dispositivo destinado a avaliações extraordinárias: documentação acumulada, séries documentais não contempladas em portaria de gestão de documentos ou produzidas em contexto diferenciado, documentação produzida por organismos extintos.
Portarias de Gestão de Documentos
1. Qual o fundamento legal para a elaboração de Portarias de gestão de documentos?
2. O que é uma Portaria de gestão de documentos?
3. O que é um Regulamento de gestão de documentos?
4. O que é uma Tabela de seleção de documentos?
5. Quais os elementos de informação que deve conter uma Tabela de seleção?
6. O que é o prazo de conservação administrativa dos documentos?
9. Como elaborar uma Portaria de gestão de documentos com base na Lista Consolidada?
10. Quais as etapas para a aprovação de uma Portaria de gestão de documentos?
13. Em que circunstância deve ser revista uma Portaria de gestão de documentos?
14. Como proceder relativamente a Portarias de gestão de documentos que deixaram de estar em vigor?
16. É possível uma Portaria de gestão documental abranger um ministério?
20. A quem compete a aplicação da Portaria de gestão de documentos?
21. Como aplicar a Portaria de gestão de documentos?
22. Posso aplicar retroactivamente uma Portaria de gestão de documentos?
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1. Qual o fundamento legal para a elaboração de Portarias de gestão de documentos?
As Portarias de gestão de documentos (PGD`s) são produzidas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
2 O que é uma Portaria de gestão de documentos?
Uma portaria de gestão de documentos é um diploma legal, aprovado conjuntamente pelo Ministro da Cultura e pelo Ministro que tutela a entidade, publicado em Diário da República, que formaliza as decisões de avaliação arquivística e autoriza eliminações de documentos/informação. É constituída por um preâmbulo e por um regulamento de gestão de documentos, com anexos (tabela de seleção e modelos de auto de entrega, guia de remessa e auto de eliminação).
3. O que é um Regulamento de gestão de documentos?
É um documentos normativo de suporte à gestão dos documentos das entidades no qual são fixadas as responsabilidades, competências e modo de funcionamento do serviço de arquivo no que concerne à classificação, avaliação, seleção, eliminação e transferência de documentos. Especifica as condições das remessas de documentos, as formalidades dos processos de eliminação, as condições de acessibilidade e comunicabilidade da documentação, as formalidades dos processos de substituição de suporte e a periodicidade de revisão da tabela de seleção de documentos.
4. O que é uma Tabela de seleção de documentos?
Uma tabela de seleção é o instrumento resultante da avaliação, em que se fixa os prazos de conservação administrativa e os destinos finais da documentação/informação.
Actualmente as tabelas de seleção integram a componente classificação e a avaliação.
As tabelas de seleção extraídas da Lista Consolidada integram a representação das funções e processos de negócio executados por determinada entidade ou conjunto de entidades e apresentam os prazos de conservação administrativa, forma de contagem desses prazos e destino final numa perspetiva suprainstitucional.
5. Quais os elementos de informação que deve conter uma Tabela de seleção?
Uma tabela de seleção deve incluir os seguintes elementos de informação: código de classificação, título, descrição, prazo de conservação administrativa, forma de contagem do prazo de conservação administrativa, destino final. As tabelas que derivam da Lista Consolidada devem ainda contar a entidade responsável pela conservação.
6. O que é o prazo de conservação administrativa dos documentos?
Período de tempo, fixado em tabela de seleção, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais.
7. A Tabela de seleção de documentos da Portaria de gestão de documentos deverá conter um campo para a fase ativa e outro para a fase semiativa do ciclo de vida da documentação?
A subdivisão em fase ativa e fase semiativa é uma decisão operativa. Visa auxiliar a aplicação do prazo de conservação administrativa, dispondo sobre o período que a documentação/informação deve permanecer junto do serviço produtor (depois de encerrado o caso) ou em linha (para a documentação eletrónica) e sobre o período que ainda deve ser conservado para efeitos administrativos, tradicionalmente em arquivo intermédio.
Caso a entidade não adote este modelo de gestão documental ou não disponha de arquivo intermédio ou de outra infraestrutura arquivística diferenciada deve utilizar um único campo para o prazo de conservação administrativa.
8. Que documentos devo apresentar para a obtenção de um parecer sobre um projeto de Portaria de gestão de documentos com base na Lista Consolidada?
O projeto de portaria de gestão de documentos, constituída por preâmbulo, regulamento e anexos, deve ser acompanhado de uma Folha de Recolha de Dados (FRD) extraída da Lista Consolidada onde apenas figurem as classes selecionadas pela entidade ou conjunto de entidades.
9. Como elaborar uma Portaria de gestão de documentos com base na Lista Consolidada?
Os procedimentos para a elaboração deste instrumento encontram-se descritos na FT4 – Elaboração de uma Portaria de Gestão de Documentos a partir da Lista Consolidada
10. Quais as etapas para a aprovação de uma Portaria de gestão de documentos?
A submissão a parecer da DGLAB pode ser efetuada de duas formas:
– 1. Remessa prévia à DGLAB – a entidade submete diretamente o projeto a apreciação prévia. A DGLAB emite uma informação prévia com validade de um ano. Posteriormente, o projeto é remetido pela entidade ao Ministro da Tutela para aprovação conjunta com o Ministro da Cultura (procedendo-se a aprovação nos termos descritos no ponto seguinte).
– 2. Remessa através de Gabinete ministerial – a entidade submete o projeto ao Ministro da tutela, que o remete para o Ministro da Cultura, sendo então solicitado o parecer da DGLAB. Se o projeto tiver sido validado anteriormente, a resposta da DGLAB é automática; caso contrário, é iniciado o processo de aferição dos elementos fornecidos. Após o parecer positivo da DGLAB, o Ministro de Estado da Cultura procede à assinatura do projeto, devolvendo-o ao Ministro da tutela, que por sua vez o remete à entidade para publicação no Diário da República. Em caso de parecer negativo o projeto é devolvido ao Ministro da tutela para alteração.
11. Se utilizar a Lista Consolidada disponibilizada pela DGLAB, necessito de uma portaria de gestão de documentos?
A Lista Consolidada é um referencial, não tem eficácia legal. Os serviços produtores continuam a ter de dispor, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, de portaria publicada em Diário da República.
12. Posso aplicar a Portaria de gestão de documentos de uma instituição que seja semelhante à minha instituição?
As portarias de gestão documental podem ser elaboradas especificamente para uma entidade, para um conjunto de entidades da mesma tipologia (ex.: autarquias), ou para um ministério.
É necessário que a entidade esteja coberta pelo dispositivo legal, ainda que os seus processos constem da Lista Consolidada.
13. Em que circunstância deve ser revista uma Portaria de gestão de documentos?
Uma Portaria de gestão de documentos deve ser submetida a revisões periódicas de acordo com o estipulado no Regulamento de gestão de documentos ou sempre que se verifiquem alterações substanciais ao nível da produção documental (novas séries documentais) ou dos elementos justificativos das decisões de avaliação (alterações ao nível do contexto funcional, legal ou administrativo; da organização da documentação; do relacionamento entre séries documentais). As Portarias de gestão de documentos podem ser complementadas por adendas.
14. Como proceder relativamente a Portarias de gestão de documentos que deixaram de estar em vigor?
Com a publicação de uma nova Portaria de gestão de documentos a anterior é revogada (exceto se o novo diploma dispuser de outra forma).
Caso, posteriormente, surja documentação do período a que a portaria revogada diz respeito e se essa documentação ou o seu âmbito cronológico não estiverem contemplados na nova portaria deve ser produzido um relatório de avaliação.
15. Existe uma Portaria transversal para o meu organismo, mas não nos revemos nela. Podemos fazer uma específica para o nosso organismo?
Não. As portarias transversais destinam-se ao universo elencado no respetivo Regulamento Todavia, as Portarias devem ser revistas quando se manifestarem desadequadas. A intenção de revisão deve partir do organismo(s) produtor(es) da documentação.
16. É possível uma Portaria de gestão documental abranger um ministério?
Sim. As portarias de gestão documental podem ser elaboradas especificamente para uma entidade, para um conjunto de entidades da mesma tipologia (ex.: escolas) ou para um ministério. Em principio e decorrente do enquadramento do Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE) o processo de elaboração tem sido liderado pela Secretaria-Geral do respetivo Ministério.
17. É necessário elaborar um Plano de preservação digital no âmbito de um projeto de Portaria de gestão de documentos?
A elaboração do Plano de preservação digital aplica-se aos organismos que produzam documentação/informação em formato digital e tenham necessidade de a manter por um prazo de conservação superior a 7 anos e/ou se o seu destino final for de conservação permanente.
18. É necessário elaborar uma Tabela de seleção de documentos se pretendo ter um Plano de preservação digital?
A Tabela de seleção de documentos é uma ferramenta essencial na elaboração de um Plano de preservação digital (PPD) pois fixa prazos de conservação administrativa e destinos final, tornando possível circunscrever os sistemas de informação abrangidos pelo PPD.
19. A Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, Regulamento Arquivístico das Autarquias Locais, também se aplica aos arquivos dos serviços municipalizados?
A Portaria n.º 412/2001 aplica-se a todo o universo das autarquias locais, incluindo os serviços municipalizados e empresas municipais, na medida em que os mesmos são criados para prosseguir fins de interesse público cujo objeto se contenha no âmbito das respetivas atribuições e competências da autarquia local.
20. A quem compete a aplicação da Portaria de gestão de documentos?
Deve ser estipulada no Regulamento de gestão de documentos a unidade competente para a aplicação da Portaria. Na ausência de responsabilização formal, a aplicação deve competir à área funcional de arquivo ou com competências dirigidas à gestão de documentos. Se não existir nenhuma unidade com este perfil, cabe a cada unidade orgânica respeitar as normas estabelecidas no Regulamento que lhe sejam aplicáveis.
21. Como aplicar a Portaria de gestão de documentos?
A portaria de gestão de documentos pode ser aplicada no âmbito das seguintes funções: classificação dos documentos, seleção para transferência ou eliminação findo os prazos de conservação administrativa, substituição de suporte, mediante autorização.
Para informação complementar consulte a FT5 – Aplicação de uma tabela de seleção
22. Posso aplicar retroactivamente uma Portaria de gestão de documentos?
A publicação de uma Portaria de gestão de documentos não valida atos de eliminação praticados anteriormente.
A eliminação de documentos com data de produção anterior à publicação da Portaria de gestão de documentos não configura uma situação de retroatividade pois a Portaria é aplicada a “relações já constituídas, que subsistem à data da sua entrada em vigor” (art. 12.º, n.º 2 do Código Civil).
Os novos modelos de Folha de recolha de dados (FRD) para a elaboração de PGD`s já preveem um campo para definição da data de aplicação.
Todavia, é importante salientar que aquando da seleção deve ser aferido se o contexto funcional e sua materialização (séries documentais) se mantêm idênticos, garantindo que as relações entre séries, declaradas nas FRD´s aprovadas, se mantêm. Este escrutínio deve ser aplicado para o presente e para o futuro, pois o contexto funcional plasmado na Portaria pode ser alterado futuramente.
Sempre que a antiguidade das datas ou o tempo decorrido após a publicação da portaria possa suscitar dúvidas sobre a pertinência da eliminação, a DGLAB reserva-se o direito de obter todos os esclarecimentos considerados necessários sobre o assunto (cf. DGARQ SUB_AT_10_I/000056).
23. Se o meu organismo, no âmbito de um processo de reestruturação, mudar apenas a denominação ou a estrutura orgânica, mantendo as mesmas funções, posso continuar a eliminar documentação ao abrigo da Portaria de gestão de documentos existente?
Sim, se os elementos justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantiverem idênticos.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres da anterior.
24. Se no âmbito de um processo de reestruturação um organismo perder funções, como devo proceder para eliminar a documentação produzida no âmbito dessas funções?
1. Se o organismo reestruturado detinha PGD, a documentação remanescente produzida no âmbito da função perdida pode ser eliminada ao abrigo desse instrumento, desde que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantenham.
2. Se o organismo reestruturado não detinha PGD, para poder eliminar a documentação dessa função, deve produzir um relatório de avaliação.
25. Se no âmbito de um processo de reestruturação forem atribuídas novas funções ao meu organismo, como devo proceder para eliminar documentação relativa às novas funções?
É aconselhável a elaboração de uma nova Portaria de gestão de documentos para o novo organismo. Todavia, enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode proceder de duas formas distintas:
1. Se as funções herdadas procedem de um organismo com PGD pode eliminar documentação de uma função ao abrigo da Portaria de gestão de documentos do organismo onde essa função era exercida, desde que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantenham.
2. Se as funções herdadas procedem de um organismo sem PGD, enquanto não for produzida nova PGD ou elaborado um relatório de avaliação para as massas acumuladas, não pode eliminar a documentação dessa função.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres da(s) anterior(es).
26. Em caso de fusão de dois ou mais organismos em que todos dispõem de portaria de gestão de documentos, qual é que devo utilizar?
É aconselhável a elaboração de uma nova Portaria de gestão de documentos para o novo organismo. Todavia, enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode eliminar documentação de uma função ao abrigo da Portaria de gestão de documentos do organismo onde essa função era exercida. Para as séries de áreas comuns aos organismos fundidos/extintos (contabilidade, recursos humanos, aprovisionamento, economato, etc.) aplicar-se-ão os prazos mais extensos e os destinos finais que melhor salvaguardem a documentação. Para a efetivação da ação de eliminação deve ser assegurado que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantêm no novo organismo.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres das anteriores.
27. Em caso de fusão de dois ou mais organismos em que um ou mais organismos não dispõem de Portaria de gestão de documentos, como devo proceder?
É aconselhável a elaboração de uma nova Portaria de gestão de documentos para o novo organismo.
Enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode eliminar documentação das funções anteriormente exercidas pelo(s) organismo(s) que detinha(m) Portaria de gestão de documentos. Para a efetivação da ação de eliminação deve ser assegurado que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantêm no novo organismo.
Enquanto a nova PGD não se encontra finalizada, pode ainda eliminar documentação relativa às funções comuns (contabilidade, recursos humanos, aprovisionamento, economato, etc.) ao abrigo da(s) Portaria(s) de gestão de documentos do(s) organismo(s) que a(s) detinha(m). Para a efetivação da ação de eliminação deve ser assegurado que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantêm no novo organismo.
Contudo, não pode ser utilizada a PGD de um organismo para eliminar documentação produzida por outro organismo até ao momento da fusão, ou seja, da aprovação da nova lei orgânica, devendo, para estes casos, ser efetuado um relatório de avaliação.
Deve verificar ainda se a nova entidade herda os direitos e deveres das anteriores.
28. O que devo fazer se o meu serviço for fundido/extinto e as suas funções não tiverem continuidade?
Pode-se estar perante duas situações distintas:
1. Se o organismo fundido/extinto detinha PGD deve ser aplicado esse instrumento, desde que os justificativos das decisões de avaliação (contexto funcional, legal ou administrativo; organização da documentação; relacionamento entre séries documentais) se mantenham.
2. Se o organismo fundido/extinto não detinha PGD deve produzir um relatório de avaliação.
Relatórios de Avaliação
1. O que é um Relatório de avaliação?
2. O que deve constar do Relatório de avaliação?
3. Quais as etapas para a elaboração e aprovação de um relatório de avaliação?
1. O que é um Relatório de avaliação?
O relatório de avaliação é um dispositivo que caracteriza a documentação acumulada ou não contemplada em portaria de gestão de documentos tendo em vista a sua avaliação a fim de determinar o seu prazo de conservação administrativa e o seu destino final.
2. O que deve constar do Relatório de avaliação?
O relatório de avaliação deve ser constituído por:
-Relatório expositivo – 1/ Descrição dos objetivos; 2/ Metodologia de trabalho utilizada; 3/ Contextualização do universo documental avaliado (caracterização orgânico-funcional, caracterização do sistema de arquivo, história custodial/arquivística));
– Folha de Recolha de Dados com a fundamentação dos prazos de conservação administrativa e dos destinos finais. A DGLAB disponibiliza um ficheiro em EXCEL com duas folhas para recolha da informação.
– Tabela de seleção – estrutura identificativa das séries documentais e prazos e destinos da documentação. Igualmente constante do ficheiro em EXCEL disponibilizado pela DGLAB, sob a forma de produto resultante da FRD Série.
– Modelos de auto de entrega, de guia de remessa e auto de eliminação – conjunto de modelos de instrumentos de gestão de arquivos que possibilitam o controlo e aplicação das disposições contidas na tabela de seleção.
Para informação complementar consulte FT1 – Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada
3. Quais as etapas para a elaboração e aprovação de um relatório de avaliação?
A produção e aprovação de um relatório de avaliação implicam as seguintes etapas:
– Definição da metodologia de trabalho e, preferencialmente, constituição de uma equipa de projeto.
– Investigação preliminar (estudo do contexto da produção documental; caracterização do sistema arquivístico e da história custodial e arquivística).
– Preenchimento das folhas de recolha de dados (FRD’s) com os elementos relativos à organização e caracterização da documentação, bem como justificativos das propostas de conservação/eliminação apresentadas (prazos de conservação e destino final).
– Preparação do relatório de avaliação para submissão a parecer da DGLAB.
– Apreciação da DGLAB com emissão de parecer vinculativo (Portaria nº 372/2007, 30 de Março).
– Aplicação da decisão pela entidade
Para informação complementar consulte FT1 – Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
1. Como posso eliminar documentos de arquivo?
2. Posso eliminar documentação não avaliada?
4. Posso eliminar documentos originais de conservação permanente?
5. A digitalização permite eliminar documentos originais em suporte papel?
6. Posso eliminar os documentos em papel quando o original é nado-digital?
7. Como formalizo um ato de eliminação?
8. A formalização do ato de eliminação aplica-se à documentação eletrónica?
9. Em que circunstâncias o Auto de eliminação não é aceite pela DGLAB?
11. Qual o modelo de Auto de eliminação que devo utilizar?
12. A quem compete determinar o processo de eliminação de documentação?
13. Qual o melhor processo de eliminação?
14. Como efetuar o planeamento das remessas e/ou eliminações de documentos?
15. Que critérios devo ter em conta quanto à periodicidade das remessas e/ou eliminações?
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1. Como posso eliminar documentos de arquivo?
A eliminação legal de documentos de arquivo deve ser antecedida de uma avaliação. O resultado desta avaliação pode estar expresso em dois tipos de instrumentos:
- Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88, para a avaliação da documentação corrente da entidade;
- Relatório de avaliação – dispositivo destinado a avaliações extraordinárias: documentação acumulada, séries documentais não contempladas em portaria de gestão de documentos ou produzidas em contexto diferenciado, documentação produzida por organismos extintos.
2. Posso eliminar documentação não avaliada?
Não. A eliminação legal de documentos de arquivo deve ser antecedida de uma avaliação sujeita a parecer/ autorização da DGLAB nos termos da alínea m) do art. 2.º da Portaria n.º 372/2007.
Pode eliminar livremente cópias de conveniência, desde que os originais permaneçam.
3. A minha instituição possui Portaria de gestão de documentos. Como posso eliminar documentação que não está contemplada na tabela de seleção de documentos?
A autorização para a eliminação circunscreve-se à documentação prevista na tabela de seleção da Portaria de gestão de documentos. A eliminação de outras séries documentais carece da elaboração de um Relatório de Avaliação de Documentação Acumulda (RADA). Para esse efeito, deverá consultar a Ficha Técnica n.º 1 – Elaboração de relatórios de avaliação de documentação acumulada
4. Posso eliminar documentos originais de conservação permanente?
Sim, a eliminação de documentos originais pode ser efetuada, desde que antecedida de um processo de autorização de substituição de suporte e após fiscalização do processo pela DGLAB
(Cf. o ponto sobre Autorização de substituição de suporte).
5. A digitalização permite eliminar documentos originais em suporte papel?
De acordo com o atual enquadramento legal as cópias de documentos eletrónicos são válidas e eficazes nos termos gerais de direito e têm a força probatória atribuída às cópias fotográficas pelo n.º 2 do art. 387.º do Código Civil. Apenas as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.
Nestas circunstâncias, a DGLAB, no âmbito das suas funções de regulação aplicadas à documentação de conservação permanente, não autoriza pedidos de substituição de suporte, se a justificação para a conservação permanente derivar do valor probatório. Caso a justificação derive do valor informativo, a DGLAB pode autorizar o pedido, desde que seja aplicado um plano de preservação digital.
6. Posso eliminar os documentos em papel quando o original é nado-digital?
Sim, se o original for o documento nado-digital (as decisões de avaliação aplicam-se ao original) e se o produto impresso não for um output contemplado na tabela de seleção como série autónoma.
De acordo com o Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, n.º 2 do art. 3.º, “Quando lhe seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada, o documento eletrónico com o conteúdo referido no número anterior tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do art. 376.º do Código Civil.”
Todavia, é de realçar que a lei apenas confere força probatória de documento particular assinado e que a assinatura digital tem um prazo de validade.
7. Como formalizo um ato de eliminação?
O ato de eliminação é formalizado através de auto de eliminação. Deve ser remetido à DGLAB, exceto se o regulamento da portaria de gestão de documentos previr outro procedimento. O auto de eliminação faz prova de abate patrimonial.
8. A formalização do ato de eliminação aplica-se à documentação eletrónica?
Sim, a eliminação de documentação/informação eletrónica também deve ser objeto de formalização. A função de eliminação deve estar prevista nos Sistemas eletrónicos de gestão de arquivo (SEGA), bem como para os demais Sistemas de informação, e submetida a rotinas de auditoria.
9. Em que circunstâncias o Auto de eliminação não é aceite pela DGLAB?
É solicitado ao organismo a retificação do Auto de eliminação em caso de ausência de informação (campos por preencher) ou de incorreção no preenchimento.
10. Como proceder, no momento de preencher o Auto de eliminação, quando a série documental tem um título diferente do título que consta na Tabela de seleção da Portaria de gestão de documentos?
Nesta circunstância certifique-se que se encontra perante a mesma série. Em caso afirmativo, indique a referência e o título constante na Tabela de seleção, bem como o título atual.
11. Qual o modelo de Auto de eliminação que devo utilizar?
O modelo de Auto de eliminação a utilizar é o constante na Portaria de gestão de documentos ou, no caso de eliminações extraordinárias, no Relatório de avaliação.
12. A quem compete determinar o processo de eliminação de documentação?
A determinação do processo de eliminação de documentos compete ao organismo produtor ou detentor da documentação, de acordo com o estipulado no instrumento de avaliação. Deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
13. Qual o melhor processo de eliminação?
O processo de eliminação dos documentos deve atender a critérios de confidencialidade (garantindo a impossibilidade de leitura ou reconstituição dos dados) e pautar-se pela racionalidade de meios e custos.
A trituração e a maceração são os processos mais indicados para os documentos em suporte papel.
14. Como efetuar o planeamento das remessas e/ou eliminações de documentos?
Para um planeamento eficaz das remessas e eliminações, de modo a permitir uma aplicação sistematizada da tabela de seleção, deve ser elaborado um plano anual de identificação da documentação a transferir e/ou a eliminar, contemplando a unidade orgânica produtora, metragem e calendarização.
É aconselhável um plano equilibrado, flexível e realista.
Deve permitir ao serviço saber, sem necessidade de estar a consultar sistematicamente a tabela de seleção, quais as séries documentais que no decurso do ano podem ser eliminadas ou transferidas, quando e como se processarão essas operações, qual a localização e metragem da documentação.
15. Que critérios devo ter em conta quanto à periodicidade das remessas e/ou eliminações?
A periodicidade das remessas e/ou eliminações deverá ter em conta os objetivos que se pretendem atingir, o rápido crescimento de algumas séries documentais em detrimento de outras, a necessidade de espaço físico livre em arquivo corrente e os recursos disponíveis e possíveis para a realização das tarefas de transferência e de eliminação.
16. Posso conservar documentação cujo destino final, estabelecido na Tabela de seleção, é a eliminação?
Sim, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, global ou parcialmente, as séries documentais desde que justifiquem essa necessidade e desde que não prejudique o regular funcionamento dos serviços.
TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
1. Como formalizo um ato de transferência de documentos?
2. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte papel?
3. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte eletrónico?
4. Como contar os prazos de conservação administrativa?
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1. Como formalizo um ato de transferência de documentos?
Deve ser elaborado um auto de entrega que formalize o ato, nos termos previstos no Regulamento de gestão de documentos, e uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação enviada, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo, quando realizada sob suporte papel, ou sob outras formas de validação aceites para os documentos eletrónicos.
2. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte papel?
Aquando da remessa os documentos devem encontrar-se organizados e classificados. Os documentos devem ser enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados; devem ser acondicionados em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas; devem retirar-se todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clipes.
3. Como devo proceder nas transferências de documentação em suporte eletrónico?
No caso dos documentos em suporte eletrónico deve ser aplicado o disposto no respetivo plano de preservação digital.
4. Como contar os prazos de conservação administrativa?
Os prazos de conservação administrativa podem ser contados a partir de:
- data de encerramento do processo (data em que o documento representativo da última ação é incluído no processo);
- data do documento (aplicável, por ex. a coleções);
- data em que o documento deixou de estar em vigor (aplicável, por ex., a diplomas jurídico-administrativos, a documentação de procedimentos, entre outros);
- data registada num campo determinado (ex. data de encerramento de processo);
- data de captura dos dados no sistema;
- data de desativação do sistema (opção preferencial quando a exploração e/ou consulta incide sobre a totalidade dos dados);
- outra, de acordo com o indicado na Folha de recolha de dados.
TRANSFERÊNCIA/SUBSTITUIÇÃO DE SUPORTE
1. Posso fazer transferência/substituição de suporte da documentação?
4. Os documentos microfilmados têm a força probatória do original?
6. Posso digitalizar documentos de arquivo com vista à eliminação dos originais analógicos?
1. Posso fazer transferência/substituição de suporte da documentação?
Sim. A substituição de suporte de séries documentais pode ser realizada após a autorização da DGLAB, nos termos do n.º 2 do art. 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho e do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. Esta autorização reporta-se a séries documentais de conservação permanente. Para séries documentais cujo destino final seja a eliminação, a DGLAB apenas procede a aconselhamento.
2. Que requisitos são necessários para que a DGLAB se possa pronunciar e dar a respetiva autorização de substituição de suporte?
A DGLAB para emissão de autorização de substituição de suporte de documentação de conservação permanente, nos termos do n.º 2 do art. 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, necessita que lhe seja fornecida informação detalhada sobre o processo de substituição de suporte a utilizar (digitalização, microfilmagem, combinação dos dois sistemas), incluindo a descrição dos procedimentos de preservação (Plano de preservação digital e/ou Manual de microfilmagem com adoção das normas ISO).
3. Posso eliminar documentos de conservação permanente após terem sido microfilmados ou digitalizados?
Os documentos de conservação permanente microfilmados, digitalizados ou reproduzidos sob qualquer outra forma devem ser preservados até ser emitida autorização de eliminação.
A DGLAB, no âmbito da sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de receber e analisar as fichas técnicas de controlo de qualidade dos microfilmes produzidos e de realizar testes de qualidade por amostragem aos filmes executados, antes de emitir a autorização de eliminação.
4. Os documentos microfilmados têm a força probatória do original?
Sim, nos termos do disposto no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.
5. Que requisitos técnicos são necessários num processo de substituição de suporte de documentação permanente por microfilmagem?
A microfilmagem tem que ser feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação. Tem que ser produzida uma matriz (negativa de sais de prata – 1ª geração) e um duplicado da matriz, independente da sua forma, que servirá de consulta. Os microfilmes não podem apresentar cortes ou emendas, nem apresentar ranhuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. Deverão conter termos de abertura e encerramento onde conste a assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e assinatura da entidade responsável pela execução do microfilme, descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO. De todos os filmes deverá ser elaborada uma Ficha de Controlo de Qualidade, ótico, físico e químico. Os filmes, quer matrizes quer duplicados, deverão ser acondicionados e armazenados em espaços próprios com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
6. Posso digitalizar documentos de arquivo com vista à eliminação dos originais analógicos?
A digitalização é admissível desde que seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada a cada documento individual. Todavia, não é aconselhável como substituição de documentos de valor probatório cujo prazo de conservação exceda os 7 anos, porque:
- 1. A assinatura digital confere autenticação (processos externos que se aplicam para assegurar, garantir, reforçar a sua autenticidade), mas não autenticidade (qualidade do documento ser autêntico).
- 2. A assinatura digital está pensada para autenticação imediata, mas não a médio/longo prazo (7 anos).
- 3. A assinatura digital combina a obsolescência do documento original com a obsolescência da assinatura digital. Assim, a assinatura só valida a autenticidade do documento se não for alterado, mas para ser preservado no tempo tem de sofrer alterações (migração, emulação, etc.) que impedem a validação.
- 4. O Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, não confere a um documento assinado por assinatura eletrónica qualificada mais que valor probatório equivalente a documento particular autenticado e não a documento autêntico.
- 5. Apenas as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original.
PRESERVAÇÃO DIGITAL
1. O que é um plano de preservação digital?
2. Quais os principais fatores que influenciam a definição de estratégias de preservação digital?
1. O que é um plano de preservação digital?
É um documento estratégico que contém políticas e procedimentos orientados para a constituição de uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar de forma continuada os documentos de arquivo eletrónicos mantendo as suas propriedades de autenticidade e integridade e garantindo o seu acesso ao longo do tempo. Para mais informações consulte http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2019/08/Recomendacoes_PPD_v2.pdf
2. Quais os principais fatores que influenciam a definição de estratégias de preservação digital?
Os principais fatores são o tempo, isto é o prazo de conservação administrativa entendido como o tempo em que a informação é utilizada de forma operacional; o grau de utilização, ou seja, a frequência e intensidade com que a informação é acedida e produzida; a criticidade, isto é, o peso de que a informação se reveste para o cumprimento das atividades da instituição; o destino final previsto para a informação. A caracterização da plataforma tecnológica identifica eventuais pontos fracos que necessitem de ser colmatados para a organização preservar infomração digital autêntica com segurança.Para mais informações consulte http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2019/08/Recomendacoes_PPD_v2.pdf
DOCUMENTO DE ARQUIVO ELETRÓNICO
1. O documento de arquivo eletrónico tem valor probatório?
2. O que é a assinatura digital?
3. Para que serve a assinatura digital?
1. O documento de arquivo eletrónico tem valor probatório?
Sim, desde que cumpridos os requisitos estabelecidos no art. 3.º do Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, ou seja:
- 1 – O documento eletrónico tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do artigo 376º do Código Civil, quando o conteúdo for suscetível de representação como declaração escrita e lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada;
- 2 – Tem também a força probatória prevista no artigo 368º do Código Civil e no artigo 167º do Código de Processo Penal, quando, mesmo que o conteúdo não seja suscetível de representação como declaração escrita, lhe for aposta uma assinatura eletrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada.
2.O que é a assinatura digital?
É um método de autenticação de informação digital que providencia a prova inegável de que uma mensagem veio do emissor que é referido e que o documento é da autoria e responsabilidade de um determinado autor. Para verificar este requisito, uma assinatura digital deve ter as seguintes propriedades:
- 1. Autenticidade – o recetor deve poder confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor;
- 2. Integridade – qualquer alteração da mensagem faz com que a assinatura não corresponda mais ao documento;
- 3. Não repúdio ou irretratabilidade – o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.
O processo de assinatura digital, de acordo com o Decreto-Lei 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado pelo Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, art. 2.º, é gerado por um par de chaves assimétricas exclusivas e interdependentes, uma privada e outra pública, que permite ao titular usar a chave privada para declarar a autoria do documento eletrónico ao qual a assinatura é aposta e concordância com o seu conteúdo, e ao declaratário usar a chave pública para verificar se a assinatura foi criada mediante o uso da correspondente chave privada e se o documento eletrónico foi alterado depois de aposta a assinatura.
3. Para que serve a assinatura digital?
Uma assinatura digital é uma forma de autenticação de uma determinada pessoa ou entidade quando utiliza a Internet ou meios de comunicação eletrónicos, para assegurar ao destinatário que determinado documento foi, de facto, enviado por um remetente identificado e que esse mesmo documento não foi sujeito a nenhuma alteração. A assinatura e cifragem simultânea de uma mensagem permite garantir que o documento é entregue de um modo seguro e com a garantia de integridade e não repudiação por ambas as partes.
CONSULTORIA
1. Como posso solicitar um pedido de consultoria?
2. O meu pedido de consultoria pode ter preferência?
4. Os serviços de consultoria são pagos?
5. Como é calculado o valor dos serviços de consultoria?
6. Quais as despesas suportadas pela entidade solicitante?
7. Como é formalizado o pedido de consultoria?
8. Quais as etapas de um processo de consultoria?
9. Como é elaborado o cronograma do projeto?
10. É possível fazer uma adenda ao Acordo de Colaboração?
11. Como é efetuado o controlo de qualidade ao serviço de consultoria prestado?
1. Como posso solicitar um pedido de consultoria?
O pedido de consultoria deverá ser solicitado por escrito à DGLAB. Os pedidos de apoio técnico direcionados para os serviços centrais são analisados nos termos constantes do Despacho SUB_AT_09_I/000044, de 23 de junho de 2009, e do Despacho SUB_AT_12_I/000021, de 22/03/2012. No caso da Administração Central do Estado, o pedido de consultoria apenas será considerado caso se constate o envolvimento formal e efetivo por parte da Secretaria-Geral do Ministério a que pertence a entidade solicitante.
2. O meu pedido de consultoria pode ter preferência?
Nos serviços centrais da DGLAB é dada preferência aos pedidos com mais de uma valência de apoio técnico e/ou cuja aplicação seja transversal dentro do Ministério a que diga respeito ou interministerial, nos termos constantes do Despacho SUB_AT_09_I/000044, de 23 de Junho de 2009, e do Despacho SUB_AT_12_I/000021, de 22/03/2012.
3. Posso solicitar apoio técnico no âmbito da gestão de documentos de arquivo para um arquivo privado?
Sim, segundo o n.º 2 do art. 2.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, que define o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, compete ao Estado promover a inventariação do património arquivístico e apoiar a organização dos arquivos, qualquer que seja a sua natureza, e segundo o Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de Março, alínea a) do n.º 3 do art. 2.º é atribuição da DGLAB assegurar a execução da política arquivística nacional e o cumprimento das obrigações do Estado no domínio do património arquivístico e da gestão de documentos de arquivos em qualquer forma ou suporte e em todo o território nacional.
4. Os serviços de consultoria são pagos?
De acordo com o proposto no modelo de Acordo de Colaboração, os serviços de consultoria prestados pela DGLAB não são pagos desde que se atinjam os objetivos fixados nos prazos estabelecidos.
Em caso de não cumprimento das obrigações por parte da entidade ou se a conclusão do projeto ultrapassar o prazo estipulado no Acordo de colaboração por motivos imputáveis à entidade ou, ainda, quando se verifique o abandono do projeto sem que os objetivos tenham sido cumpridos, os serviços prestados pela DGARQ são pagos.
5. Como é calculado o valor dos serviços de consultoria?
O valor dos serviços prestados pela DGLAB é resultante da aplicação da Tabela de Preços da DGLAB é aplicado em caso de incumprimento do estabelecido no Acordo de colaboração.
6. Quais as despesas suportadas pela entidade solicitante?
A entidade deve, quando tal for justificado, assegurar as despesas de deslocação e estadia dos técnicos da DGLAB, em termos a definir em cláusula do Acordo de colaboração.
7. Como é formalizado o pedido de consultoria?
Após ter sido aceite o pedido, o processo de consultoria é formalizado através da assinatura do Acordo de colaboração.
8. Quais as etapas de um processo de consultoria?
- 1. Formalização do pedido através de ofício dirigido ao Diretor-Geral da DGLAB.
- 2. Apreciação do pedido. Caso seja recusado, a justificação da decisão será comunicada através de ofício à entidade solicitante.
- 3. Nomeação de um interlocutor, que representará o organismo nas reuniões técnicas a realizar na DGLAB.
- 4. Reunião inicial do projeto para preparação do Acordo de Colaboração e do cronograma.
- 5. Assinatura de um Acordo de Colaboração entre a entidade e a DGLAB.
- 6. Ações de sensibilização/formação para transmissão da metodologia.
- 7. Fornecimento de orientações técnicas ajustadas às necessidades da entidade.
- 8. Acompanhamento das diversas fases de trabalho.
- 9. Ações de controlo, ajustamento e revisão.
- 10. Apresentação de relatório final.
- 11. Envio à entidade da Ficha de avaliação de consultorias.
9. Como é elaborado o cronograma do projeto?
O cronograma do projeto deve ter em conta os objetivos, os produtos a alcançar, a dimensão e complexidade do organismo, o volume e nível de organização da documentação, a quantidade e perfil dos meios humanos a afetar ao projeto. Assinala obrigatoriamente as etapas do projeto, os produtos previstos, a responsabilidade de cada entidade.
10. É possível fazer uma adenda ao Acordo de Colaboração?
Pode ser efetuada uma adenda ao Acordo de colaboração para alteração de objetivos ou de prazos.
11. Como é efetuado o controlo de qualidade ao serviço de consultoria prestado?
Após a emissão do parecer técnico final é solicitada à entidade uma Ficha de avaliação de consultoria.
Destina-se a avaliar a ação de assessoria realizada pelo DGLAB sob o ponto de vista da eficácia e eficiência da assessoria, ou seja, determinar até que ponto ela foi conduzida de acordo com os objetivos que se pretendiam alcançar; no sentido de determinar se as respostas dadas e a atuação foram competentes, rápidas e ajustadas.