SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO ESTADO
Questionário 2023: Secretarias-gerais
O Questionário sobre a situação arquivística do Estado, destinado a todas as secretarias-gerais das diversas áreas de Governo, é realizado pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), com a colaboração e o envolvimento da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros.
Este Questionário tem como principais objetivos:
1) Atualizar os dados que permitem conhecer a atuação das secretarias-gerais no âmbito da gestão de informação / documentação de arquivo e comparar com os resultados de anos anteriores;
2) Caracterizar a estrutura e o funcionamento dos seus sistemas de arquivo (que inclui os sistemas eletrónicos de gestão de arquivos (SEGA) e os sistemas de informação eletrónicos (SIE) que gerem e tratam a informação decorrente do exercício das suas atividades, incluindo as da prestação de serviços partilhados);
3) Averiguar, em particular, se os SEGA e os SIE mantêm a informação contextual apropriada (metainformação) e as ligações entre registos que garantam o seu valor probatório;
4) Conhecer o modo como as secretarias-gerais apoiam os gabinetes ministeriais na gestão da informação/documentação de arquivo;
5) Fornecer dados que suportem as necessidades de informação das entidades envolvidas do planeamento da transferência de vários organismos e serviços públicos para o Campus APP, bem como do organismo de coordenação do sistema arquivístico nacional, no âmbito das suas atribuições;
6) Obter informação adicional sobre a documentação bibliográfica e o património museológico à guarda das secretarias-gerais que eventualmente possa também ser utilizada no âmbito do referido processo de planeamento;
7) Alicerçar uma estratégia das secretarias-gerais, a realizar no âmbito da Rede GIC – Gestão da informação e Conhecimento, coordenada pela Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, com a colaboração da DGLAB.
O Questionário é composto por 2 Módulos:
Módulo A – Geral – Dados gerais da situação arquivística da entidade respondente.
O Módulo A estará disponível online, em https://surveymonkey.com/r/ACE_Mod-A_2023, até 25 de outubro.
Módulo B – Específico – Dados específicos relativos à função armazenamento, produtores de documentação de arquivo de uso não corrente e sistemas eletrónicos de gestão de arquivos/sistemas de informação eletrónicos existentes na entidade respondente.
Os ficheiros que constituem o Módulo B podem ser descarregados nos links seguintes:
Cada entidade deve coligir os dados relativos às diversas unidades orgânicas ou serviços internos que a compõem e integrá-los numa única resposta ao Questionário. Para facilitar a resposta a algumas perguntas de síntese existentes no Módulo A, é aconselhável preencher previamente o Módulo B.
Para apoiar o preenchimento do Módulo A, a DGLAB disponibiliza uma versão pdf deste instrumento destinado a apoiar a preparação da resposta a inserir na plataforma disponível na Internet, bem como um Glossário de termos utilizados e um ficheiro com instruções e exemplos de preenchimento: Ajuda ao Módulo A.
Para apoiar o preenchimento do Módulo B, a DGLAB disponibiliza um ficheiro com instruções e exemplos de preenchimento: Ajuda ao Módulo B.
Os ficheiros de resposta ao módulo B devem ser enviados para o email dsan@dglab.gov.pt com a seguinte referência no assunto: Questionário AP 2023: resposta ao módulo B da [sigla da entidade].
Se pertence a uma entidade respondente, pode ainda contactar com a DGLAB pelos telefones 210037221/210037321 ou pelo e-mail dsan@dglab.gov.pt.