Lista Consolidada
A Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública (LC) é uma estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação.
Pretende servir de referencial ao desenvolvimento de instrumentos organizacionais ou pluriorganizacionias para a classificação e avaliação da informação pública (Plano de classificação e Tabela de seleção).
A LC tem uma natureza incremental. É coordenada pela DGLAB, a quem compete aprovar a integração de classes representando processos de negócio (PN) ainda não identificados, atribuindo de forma centralizada os códigos de classificação, como garante da identificação unívoca dos mesmos e como base para a interoperabilidade semântica.
Com a disponibilização da LC a DGLAB pretende a:
- Integração de sistemas ao nível da interoperabilidade semântica;
- Criação de uma linguagem comum para a Administração Pública (AP);
- Harmonização de perspetivas sobre a natureza das funções e dos processos;
- Avaliação suprainstitucional da informação pública;
- Determinação da entidade responsável pela conservação permanente da informação;
- Controlo mais eficaz nos diferentes ciclos de vida informacional;
- Partilha e rentabilização da informação;
- Racionalização e agilização de processos;
- Economia de escala;
- Diminuição de despesas correntes.
ESTRUTURA DA LISTA CONSOLIDADA
A estrutura hierárquica da LC contempla classes de:
- 1º nível: representação das funções da AP (resultante do projeto MEF);
- 2º nível: representação das subfunções da AP (resultante do projeto MEF);
- 3º nível: representação dos PN’s executados pela AP (resultante do projeto de “Harmonização dos 3ºs níveis”, no que diz respeito à identificação e descrição dos processos de negócio, e do projeto ASIA, no que diz respeito à avaliação dos PN’s);
- 4º nível: representação de subdivisão dos processos de negócio para efeitos de avaliação. Esta classe apenas foi definida nos casos em se revelou necessário atribuir diferentes prazos e destinos finais à materialização informacional de distintas etapas dos PN’s (resulta do projeto ASIA).
Para colmatar as dificuldades resultantes da identificação dos PN’s foi desenvolvida uma metodologia intermédia de subdivisão lógica: um mapa conceptual (não visível na Lista Consolidada) que explana e fundamenta o raciocínio seguido, permitindo perceber como se chegou à identificação das instâncias de 3º nível.
Os mapas conceptuais encontram-se disponíveis aqui
COMO SE CHEGOU À LISTA CONSOLIDADA
A LC é o culminar de um caminho que aglutina vários projetos:
- Projeto MEF “Macroestrutura Funcional”;
- Projeto “Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF”;
- Projeto ASIA “Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística”.
Estes projetos foram desenvolvidos de forma colaborativa por um elevado conjunto de entidades da Administração Central e Local.
A APLICAÇÃO DA LISTA CONSOLIDADA
Em resultado da aplicação da LC têm vindo a ser publicadas portarias de gestão de documentos.
Para apoiar a aplicação destas portarias, nomeadamente as ações de classificação e avaliação, a DGLAB disponibiliza as Orientações para a aplicação de tabela de seleção derivada da Lista Consolidada.
Este documento fornece um conjunto de diretrizes e exemplos concretos para a utilização de uma Tabela de Seleção (TS) extraída da Lista Consolidada para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística (LC).
Para saber mais:
Projeto MEF
Projeto “Harmonização de classes de 3º nível em planos de classificação conformes à MEF” (link para a página do projeto Harmonização)
Projeto “Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística – ASIA”
Mapas conceptuais
Fichas Técnicas
Consulte a Ficha Técnica FT2 – O que é a Lista Consolidada
Consulte os documentos metodológicos:
- Governo Electrónico e Interoperabilidade: documento metodológico para a elaboração de um esquema de metainformação para a interoperabilidade e de uma macroestrutura funcional
- Orientações básicas para o desenvolvimento dos 3ºs níveis em planos de classificação conformes à macroestrutura funcional
- Avaliação suprainstitucional da Informação arquivística (ASIA): Documento metodológico, contém em anexo as Regras para a criação de termos do índice.