DIAGNÓSTICO À SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO ESTADO
1. Diagnóstico de 2013: Administração Local e Setor Público Empresarial
Com vista à implementação de um Diagnóstico à situação arquivística do Estado, no âmbito da Medida 15 da Resolução do Conselho de Ministros (RCM) n.º 12/2012, de 7 de Fevereiro, a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), em articulação com a Agência para a Modernização Administrativa (AMA), elaborou um questionário destinado às entidades da Administração Local e do Setor Público Empresarial. Este questionário sucede-se ao que a entidade realizou em 2012 e que abrangeu as entidades da Administração Central do Estado.
O questionário tem como objetivos, entre outros, caracterizar a estrutura e o funcionamento dos sistemas de arquivo dos vários organismos da Administração Local e do Setor Público Empresarial, (incluindo o Setor Empresarial Local), bem como recolher dados relativos ao armazenamento da informação/documentação.
Encontra-se disponível entre 25 de março e 24 de maio de 2013, e compõem-se de 2 módulos: Módulo A – Geral – Dados gerais da situação arquivística da entidade respondente. Link de acesso: https://pt.surveymonkey.com/s/ALSPE_Mod-A_2013 (password fornecida nas sessões de esclarecimento ou pelos serviços de primeira linha de apoio) e Módulo B – Específico – Dados específicos relativos à função armazenamento, produtores de documentação de arquivo de uso não corrente e sistemas eletrónicos de gestão de arquivos/sistemas de informação eletrónicos das áreas de suporte ou de negócio existentes na entidade respondente. Link de acesso: http://inqueritom15.ama.pt
Para apoiar o preenchimento do Módulo A, a DGLAB disponibiliza uma versão pdf deste instrumento destinado a apoiar a preparação da resposta a inserir na plataforma disponível na Internet, bem como um Glossário de termos utilizados e um ficheiro com instruções e exemplos de preenchimento: Ajuda ao Módulo A.
Para apoiar a preparação da resposta ao Módulo B, nomeadamente os pontos a seguir referidos, as entidades respondentes dispõem dos seguintes ficheiros, que devem ser preenchidos previamente:
– Módulo_B_armazenamento_v1: ponto 3
– Módulo_B_produtores_v.1: ponto 4
– MóduloB_SEGA_SIE_v1: ponto 5
Para facilitar o preenchimento deste Módulo, podem consultar vários instrumentos de apoio, como por exemplo o Glossário de termos utilizados, já referido, e o ficheiro com instruções e exemplos de preenchimento: Ajuda ao Módulo B.
A DGLAB disponibilizará aqui, nos próximos dias, outras formas de ajuda à aplicação do questionário, como FAQ – Frequently Asked Questions / Perguntas mais frequentes sobre este projeto e um tutorial vídeo. Para esclarecimentos, as entidades podem também contactar com os serviços de primeira linha de apoio que se encontram indicados em contactos_serviços_linha_de_apoio
Algumas Câmaras Municipais disponibilizaram-se também, na sua área geográfica, para apoio ao preenchimento, em articulação com os referidos serviços de primeira linha.
2. Sessões de apresentação do Diagnóstico de 2013
Para facilitar o trabalho a desenvolver nas diferentes organizações abrangidas, a DGLAB vai realizar no próximo dia 25 de março, entre as 9h30 e as 13h, uma sessão pública de lançamento do questionário, exclusiva para entidades públicas, para apresentação deste instrumento e esclarecimento de primeiras dúvidas.
Estão ainda previstas, pelo menos, 3 sessões de esclarecimento que irão ocorrer nas cidades de Coimbra, Faro e Porto, nos dias 26 e 27 de março e 2 de abril, respetivamente.
Lisboa, 25 de março de 2013 – 9.30h-13.30h (auditório da Torre do Tombo)
Coimbra, 26 de março de 2013 – 14.30h-18.00h (Fundação CEFA: Rua do Brasil, n.º 131)
Faro, 27 de março de 2013 – 14.30h-18.00h (CCDR Algarve: Praça da Liberdade, n.º 2)
Porto, 2 de abril de 2013 – 14.00h-18.00h (CCDR Norte: Rua D. Estefânea, n.º251)
A entrada é livre, mas sujeita a inscrição e ao n.º de lugares disponíveis.
Pode fazer a sua inscrição para estas sessões em: https://pt.surveymonkey.com/s/inscricao_sessoes.
Para completar a informação pode aceder ao conteúdo das apresentações feitas nas sessões acima referidas.
3. Outras sessões de apresentação a realizar por:
Arquivo Distrital de Beja – 18 de abril
Local: Auditório da AMBAAL/CIMBAL, Praceta Rainha D. Leonor – Beja
9h30-12h30 – sessão de esclarecimentos para os Municípios e Entidades Empresariais Locais
14h00-17h30 – Sessão de esclarecimentos para todas as Juntas de Freguesia do distrito de Beja
Arquivo Distrital de Viana do Castelo – 23 de abril
Local: Edifício da Biblioteca Municipal, Largo 5 de Outubro, 4900-049 Viana do Castelo
14h.00 – Sessão de esclarecimento para os Municípios
Arquivo Regional da Madeira – 24 de abril
Local: Caminho dos Álamos, n.º 35, Santo António 9020-064 Funchal
9h30 – Sessão de esclarecimento para os interlocutores designados pelas entidades
BAD – 17 de maio
19º Webinar – Questionário à situação arquivística do Estado – Administração Local e Setor Público Empresarial
14h00-15h00 – inscrições e mais informações em http://www.bad.pt/noticia/2013/05/15/19o-webinar-bad-questionario-a-situacao-arquivistica-do-estado-administracao-local-e-setor-publico-empresarial/
4. Informação complementar Para outras informações, contacte dsan@dglab.gov.pt.
5. Relatórios disponíveis online:
- Situação dos sistemas de arquivo da ACE (2010) – relatório final
- Situação arquivística do Estado – ACE (2012) – relatório final
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