Enquanto instituição dinâmica e representativa do saber e conhecimento arquivístico, a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) coordena e participa em diversos projetos e programas, próprios ou organizados por outras instituições:
A DGLAB procura planear e desenvolver projetos que incluam todas as suas áreas de competência.
Neste domínio a DGLAB tem vindo a nortear a sua atividade de acordo com as seguintes linhas condutoras e metodologia:
Principais vetores de desenvolvimento:
1/ estruturação e valorização de uma rede portuguesa de arquivos, considerando a integridade da vida do documento.
Esta linha condutora propõe a valorização dos sistemas de arquivo das organizações produtoras (de documentos) da administração de forma a conseguir os seguintes resultados:
- Sistemas integrados de gestão de arquivos (desde a produção até a eliminação ou conservação definitiva)
- Sistemas globais de avaliação que permitam a identificação precoce dos conjuntos documentais a eliminar e a conservar.
- Estruturas transversais de classificação que assegurem uma nomenclatura comum que permita a interoperabilidade, localização e reutilização dos recursos documentais.
- Investimento na auto-sustentação dos arquivos de acordo com uma política não custodial, normalizada e tecnicamente centralizada, em que cada organização produtora seja incentivada a conservar, valorizar e disseminar os seus próprios arquivos, numa perspetiva de responsabilização individual e coletiva pelo património arquivístico próprio.
- Conceção de sistemas de informação que integrem requisitos para preservação digital
2/ Assegurar a preservação do património digital português
Esta linha condutora pretende dar resposta à necessidade de salvaguardar o património arquivístico digital, o que constitui o grande desafio para este século 21. A produção de documentos digitais corresponde atualmente a cerca de 60% de todos os documentos produzidos. A tendência á aumentar. É necessário assegurar meios de garantir que desse universo, a informação que tenha valor histórico seja preservada.
- A inserção no arquivo digital RODA dos grandes sistemas de referência e memória em Portugal, de forma a assegurar a sua preservação
- A produção de planos corporativos de preservação digital que permitam identificar e preservar os sistemas e documentos digitais produzidos nas organizações que apresentem valor justificativo de conservação permanente.
3/ Criar estruturas sociais e tecnológicas que processem, acessibilizem e promovam a disseminação de documentos de arquivo.
Com esta linha condutora pretende-se criar as condições em que sejam desenvolvidos os processos indispensáveis para descrever e desmaterializar documentos bem como acessibilizá-los remotamente. Inclui a reorganização de espaços presenciais (salas de leitura) e oferta sistemática e a pedido de serviços remotos como o balcão eletrónico, reserva de documentos, reproduções digitais ou analógicas e certificação digital.
Pretende-se com esta linha de atuação alcançar os seguintes resultados :
- Criação de uma rede de arquivos unida pela vontade comum de dar acesso a conteúdos. Esta rede é extensível a toda e qualquer entidade produtora que deseje disponibilizar conteúdos através da Web sendo servida por um motor de pesquisa inter-repositórios comum.
- Disponibilizar nessa rede, serviços orientados para diversas ações como conversão digital, certificação digital numa base B2B (business to business), formação em e-learning, etc.
- Criar comunidades de interesses orientadas para a transparência administrativa que implica entre outras coisas, arquivos abertos e consultáveis de forma expedita
- Colocação e acessibilização de descrições e imagens de documentos na Web de forma a permitir a consulta remota
- Cooperação e articulação com estruturas internacionais como a Europeana ou Apenet.
- Fomentar a participação das organizações na disseminação e organização dos seus arquivos.
- Oferecer ponto de acesso único ao cidadão
Linhas metodológicas
1 – Criar macroestruturas de referência que enquadrem o trabalho das organizações, fornecendo informação clara, completa e auto-explicativa que permita as organizações desenvolver as suas próprias ferramentas.
Conta-se neste domínio como projeto emblemático a construção de macro estrutura funcional de classificação que venha a ser associada a estrutura de macro avaliação que enquadre de forma eficiente as organizações e estas possam, dentro destes quadros de referência, criar as suas próprias ferramentas.
Neste domínio serão ainda criadas mais-valias no que respeita a quadros comuns de interoperabilidade, partilha e reutilização de recursos documentais
2 – Apostar fortemente em projetos financiados pelos quadros comunitários de apoio cujo resultado final seja:
- Serviço partilhável de forma a assegurar as despesas de funcionamento em conjunto. Isto implica a constituição de consórcios para a execução de projetos
- Bens enquadráveis em estruturas já criadas, por exemplo, imagens digitais e descrições.
- Serviços ou produtos encapsulados nas regras do negócio que não exigem manutenção a posteriori. Por exemplo reestruturação de processos organizacionais.