I – Condições gerais
A DGLAB através do ANTT, poderá proceder ao empréstimo de documentos, obras e peças do seu acervo patrimonial desde que o seu estado de conservação o permita, que a entidade organizadora da exposição dê garantias de cumprimento das condições gerais e específicas previstas neste Regulamento, e que a iniciativa seja considerada pela de relevante interesse cultural e científico.
Artigo 1
Os pedidos de empréstimo deverão anteceder em seis meses a data de abertura da exposição, e só serão autorizados após a devolução ao ANTT dos formulários de empréstimo de obras devidamente preenchidos e assinados pela entidade organizadora da exposição.
Artigo 2
Os documentos gráficos da ANTT só poderão permanecer expostos até um máximo de 90 dias.
Artigo 3
Obras que já tenham sido requisitadas para outras exposições não poderão ser emprestadas sem que se cumpra no mínimo um ano de intervalo entre os dois eventos.
Artigo 4
Deverá atempadamente ser fornecido ao ANTT o facilty report do local onde irá decorrer o evento, bem como o layout da exposição para conhecimento da localização das peças a ceder pelo ANTT, no espaço expositivo.
Artigo 5
O ANTT averiguará as condições de exposição com antecedência, no momento e durante o evento, e, caso não obedeçam aos requisitos estabelecidos, reserva-se o direito de suspender o empréstimo das obras. Qualquer alteração nas condições estabelecidas deverá ser imediatamente comunicada, e não poderá ser concretizada sem consentimento prévio do ANTT, reservando-se a esta instituição o direito de cancelar a exposição das suas obras no evento em causa.
Artigo 6
A entidade requisitante deverá suportar todos os encargos relativos ao processo de empréstimo, nomeadamente os que se referem ao acondicionamento, montagem e transporte das peças, seguros, bem como, quando aplicável, a deslocação e estadia de courier.
Artigo 7
Depois das diligências acordadas, o levantamento das obras cujo empréstimo tenha sido autorizado terá que ser solicitado com uma semana de antecedência. A devolução das peças não deverá exceder 3 a 6 dias o encerramento da exposição, admitindo-se um prazo mais alargado só quando todas as condições anteriormente acordadas, em termos ambientais e de segurança, se continuem a verificar. Os autos de levantamento e devolução serão realizados nas instalações do ANTT, mediante apresentação da apólice de seguro e assinatura de auto de entrega/receção das obras emprestadas.
Artigo 8
A saída das obras deverá ser comunicada antecipadamente por informação à Direção, pelo serviço responsável pelos contactos com a instituição organizadora da exposição, referindo nomeadamente a empresa de transporte contratada e o courier escolhido para acompanhar as peças, bem como o dia estabelecido para a recolha das mesmas.
Artigo 9
A montagem e desmontagem de exposição é da responsabilidade da entidade organizadora, mas deve ser acompanhada e supervisionada por um técnico da área de conservação e restauro.
Artigo 10
É obrigatório o cumprimento dos prazos acordados para a montagem das obras cedidas pelo ANTT, sob pena de as peças a ceder não serem expostas.
Artigo 11
Cabe ao ANTT definir os casos em que se torna necessário o acompanhamento do transporte das obras por courier, bem como o tipo de acondicionamento a efetuar para transporte. É da responsabilidade do courier elaborar um condition report para cada documento a ceder, que inclua registo fotográfico, relatório descritivo e registo gráfico de patologias.
Artigo 12
A reprodução e a divulgação de imagens referentes às peças emprestadas para exposições carecem de autorização expressa do Diretor-Geral da DGARQ, cabendo a reprodução se autorizada, exclusivamente a técnicos por esta designados.
Artigo 13
Torna-se procedimento obrigatório a reprodução na íntegra (digitalização ou fotografia) de todas as obras a ceder a título de empréstimo, como forma de salvaguardar em caso de perda ou dano, sendo esta despesa imputável à instituição organizadora da exposição em causa.
Artigo 14
O ANTT reserva-se o direito de solicitar à entidade organizadora da exposição a entrega de pelo menos 3 exemplares do Catálogo para a sua biblioteca e para uso interno dos serviços.
Artigo 15
O regulamento de empréstimo de obras deverá ser enviado a todas as Instituições que solicitem a cedência de obras ao ANTT, para que fiquem antecipadamente inteirados das exigências formais que terão de cumprir.
II – Condições de exposição
Artigo 1
A área de Exposição e a Área de Montagem devem ter:
a) Segurança permanente (diurna e noturna) contra furto, vandalismo, incêndio e inundação;
b) Condições ambientais permanentes de 50% (+/-5%) de humidade relativa, de 18ºC-20ºC de temperatura máxima, e intensidade luminosa máxima de 50 lux e 70µ/W para radiações UV; a iluminação deverá ser feita com luz fria.
c) Monitorização permanente da temperatura e humidade relativa;
d) Mobiliário (nomeadamente vitrinas) composto por materiais quimicamente estáveis e de baixa combustão.
Artigo 2
O suporte das peças em exposição deve ser em material quimicamente estável, sendo a execução da responsabilidade da entidade organizadora, após aconselhamento do serviço competente do ANTT.
Artigo 3
Deve previamente ser feita no formulário de empréstimo, uma clara identificação da face/fólio das obras a expor.
Artigo 4
Durante o período de preparação da abertura da exposição e após o seu encerramento, as peças deverão permanecer em condições ambientais idênticas às do período de exposição, e em condições de segurança máxima, em área vedada ao público e com vigilância permanente.
Artigo 5
A entidade organizadora deve enviar aos serviços técnicos do ANTT um relatório semanal das condições ambientais, pois só desta forma se pode controlar e fazer o reajustamento dos valores atempadamente evitando consequências nefastas para as obras.
III – Condições de transporte
Artigo 1
A entidade organizadora deve garantir:
a) O acondicionamento correto em caixas ou malas com proteção anti-choque, revestimento com materiais inertes que possibilitem o controlo da humidade e temperatura no seu interior, e sistema de segurança anti-furto;
b) Que o transporte seja realizado por empresa especializada no transporte de obras de arte, em veículo com dimensões, suspensão e segurança ajustada a cada caso particular;
c) A proibição de transporte em veículos particulares de passageiros;
d) As obras transportadas por via aérea deverão sê-lo como bagagem de mão ou como carga de valor. Sempre que a circulação se faça por via aérea como bagagem de mão deverá viajar com o courier em business class, independentemente do tempo de voo.
e) A colocação e disposição das embalagens de transporte nas paletes do porão, no caso de transporte por via aérea, deverão ser sempre acompanhada por um representante da empresa transportadora e pelo courirer do ANTT.
f) Deverá a empresa de transportes contratada resolver os assuntos alfandegários no sentido de evitar a aberturas das embalagens de transporte das obras.
g) Em caso de se efetuar o transbordo de obras, este deverá ser sempre acompanhado pela empresa transportadora responsável, bem como pelo courier nomeado pelo ANTT.
IV – O acompanhamento por técnicos especializados (couriers):
Artigo 1
Nos casos em que o ANTT determine que o empréstimo das obras ou a sua montagem ou desmontagem devem ser acompanhados e supervisionados por técnicos especializados (couriers) do ANTT, a entidade organizadora será responsável por:
a) Pagamento integral das deslocações, as quais, sendo em viagens superiores a 6 horas ou voos intercontinentais, deverão realizar-se em business class;
b) Marcação e pagamento de alojamento em hotel de categoria não inferior a três estrelas;
c) Pagamento do Per diem de acordo com o posicionamento na carreira do técnico nomeado como courier, e entregue no dia da sua chegada ao local da exposição.