Os arquivos são diferentes de bibliotecas, museus ou qualquer outra instituição cultural. A razão para tal é que o documento de arquivo é um objeto substancialmente diferente do documento de biblioteca ou objeto museológico.
Os documentos de arquivo são sempre produzidos no contexto de atividades desempenhadas por uma organização, por pessoas ou por famílias.
Neste contexto a família aparece como uma estrutura social que pode funcionar de maneira funcionalmente coesa e com objetivos comuns. Por exemplo a gestão do seu património.
Os documentos de arquivo não são produzidos porque se pretende concretizar um produto de natureza cultural, científica ou outra – como acontece quanto alguém escreve um livro, um artigo numa publicação periódica ou quando produz uma pintura ou objeto escultórico. São antes produzidos porque tal é socialmente necessário para desenvolvermos as nossas atividades. O documento de arquivo é antes de mais um meio de prova. A prova ou evidência de que praticámos um acto de uma determinada forma num determinado tempo e em que foram envolvidas determinadas pessoas ou entidades.
Por essa razão os documentos de arquivo têm de ser organizados de acordo com o contexto orgânico e/ou funcional do seu produtor, seja ele uma pessoa singular, coletiva ou família.
Pode visitar um arquivo por curiosidade, sem saber exatamente o que procura ou pode ir com o intuito de encontrar um documento ou tratar de um assunto bem preciso.
Não encontrará num arquivo fichas catalográficas temáticas, onomásticas ou didascálicas tal como nas bibliotecas. Os documentos são organizados de diversas formas de acordo com planos de classificação ou apenas sob a forma de índices cronológicos, onomásticos, geográficos, etc.
A forma de encontrar informação num arquivo é através da consulta dos instrumentos de pesquisa ou de descrição que consistem em compilações estruturadas de várias formas e com diferentes graus de detalhe de metainformação sobre os documentos que o arquivo custodia.
Estes instrumentos ou IDD podem ter diversas designações:
Um guia é uma lista explicativa dos fundos que o arquivo custodia. Pode ser completo no caso de incluir todos os fundos, mas também pode ser parcial no caso de apenas referenciar parte dos fundos custodiados. No caso de não saber o que procura deverá começar a sua pesquisa por aqui. A lógica é sempre começar do geral para o particular, tal como da descrição arquivística.
Um inventário é um conjunto de descrições que incidem sobre um só fundo (normalmente) e em que o nível de detalhe é a série. Aqui encontrará informação mais detalhada sobre o fundo onde pensa encontrar o que procura.
Depois temos o catálogo em que o nível de descrição é o documento individual. É o IDD mais completo com descrição detalhada do documento. É raro encontrar catálogos nos arquivos pois como a descrição se faz do geral para o particular é demorado chegar ao nível mas detalhado
Pode ainda encontrar índices organizados de forma temática (é raro), alfabética, cronológica ou geográfica
Em última análise pode encontrar simples listagens normalmente provenientes das instituições produtoras e realizadas aquando da transferência dos documentos para o arquivo.
Todos estes IDD podem coexistir e muitas vezes sobrepor-se, havendo casos em que a informação que se encontra num está duplicada ou complementa a que se encontra noutro. Note que muitos destes inventários, listagens e índices foram produzidos ao longo de muitos anos de forma não normalizada e por diferentes pessoas com perspetivas e metodologias diversas.
Apesar da informação fornecida neste texto, a primeira coisa que deve fazer quando vai a um arquivo é procurar um arquivista no serviço de referência.
Os serviços de referência, presentes em todos os arquivos da rede da DGLAB, existem para o ajudar a encontrar o que procura, sugerir pistas, aconselhar caminhos. Não hesite em solicitar ajuda sempre que necessite.
É possível e muito provável que se sinta “perdido” as primeiras vezes que visitar um arquivo. Não desanime…
Para pesquisas nos nossos catálogos em linha leia o texto de apoio.
Se pretender informação adicional contacte-nos ou escreva para mail@antt.dglab.gov.pt