A Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, através do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, do Centro Português de Fotografia ou de qualquer um dos seus Arquivos Distritais, tem competência para certificar legalmente o teor de qualquer documento à sua guarda.
Os tipos de certidões mais frequentemente solicitadas são:
- Certidões do registo civil ou paroquial (nascimento, casamento ou óbito).
As certidões de registos mais antigos devem ser solicitadas aos Arquivos Distritais que, regra geral, incorporam este tipo de registos após perfazerem cem anos. Registos mais recentes poderão ser obtidos através das Conservatórias de Registo Civil respectivas ou, via Internet, no portal do cidadão. - Certidões do registo notarial (escrituras, partilhas, arrendamentos, etc.).
Os livros de escrituras notariais, vulgarmente conhecidos por “livros de notas” são incorporados nos respectivos Arquivos Distritais após perfazerem trinta anos. Na prática, os livros permanecem nas Conservatórias do Registo Notarial durante bastante mais tempo. - Certidões de registo judicial (sentenças, etc.).
Em teoria, os registos judiciais deveriam ser incorporados nos Arquivos Distritais passados cinquenta anos do trânsito em julgado. Tendo em conta que muitos tribunais não procederam à incorporação prescrita na lei, é aconselhável certificar-se onde se encontra o documento de que necessita antes de solicitar qualquer certidão.
É ainda possível pedir certidões do tempo de prisão ou de clandestinidade, por razões políticas,comprováveis através dos processos individuais da PIDE/DGS, para efeitos de pensão de velhice ou invalidez, de acordo com a Lei n.º 20/97.
Os processos individuais de funcionários do ex-Ultramar da Direcção Geral da Administração Pública permitem finalmente a obtenção de certidões relativas ao serviço público prestado.
Poderá solicitar a certidão de que necessita através dos sítios Web dos Arquivo Nacional da Torre do Tombo e Arquivos Distritais indicando com a maior precisão possível as informações necessárias e o seu nome e endereço postal, certificando-se de que o documento original se encontra no arquivo a que se diriga. Pode ainda recorrer ao formulário para pedidos de reprodução.