Este estudo consiste no levantamento de dados que complementam a caracterização do objecto de intervenção, determinam algumas causas e fundamentam eventuais prioridades.
O edifício
Avaliar as condições estruturais do edifício, nomeadamente no espaço de depósito:
- Infiltrações localizadas;
- Zonas de condensação no interior da fachada Norte (por ex.);
- Colapso de estruturas (tectos falsos, soalho, estantaria, etc.);
- Grandes vão de janelas que reduzem a estabilidade ambiental;
- Etc.
As causas externas de degradação devem ser minimizadas através da adequação do edifício à sua função de arquivo
Agentes de Deterioração
Reconhecer o efeito dos principais agentes de deterioração:
- Efeito da Humidade Relativa
- Efeito da Luz
- Efeito dos agentes biológicos
- Efeito do sistema de armazenamento
- Efeito do Manuseamento
Uma vez identificadas as principais causas podem equacionar-se soluções mais coerentes e económicas
Patologias
Identificar as patologias mais comuns aos documentos
- Infestação
- Infecção
- Deformação
- Fragilidade de suportes
- Instabilidade de tintas
- Colapso de estruturas
As metodologias aplicadas podem resultar da programação de projectos específicos, de intervenção como por exemplo:
- Projecto de intervenção em encadernações
- Projecto de estabilização e consolidação de suportes
- Projecto de desinfestação e higienização sistemática
- Projecto de consolidação pontual para transferência de suporte
- Projecto de acondicionamento sistemático
Gestão de Prioridades
A política do arquivo deve ser definida com base no binómio Acesso-Controlo
- Existe documentação em risco de perda?
- A documentação em mau estado está a ser consultada directamente?
- Existem meios alternativos de acesso (reprografia, microfilmagem, digitalização)?
- Há sinais de infestação? Constantes ou sasonais?
- Existem livros com fólios ou cadernos soltos?
- Os livros fragilizados estão acondicionados?
Proceder em função de prioridades economiza tempo e recursos
Preservação Integrada
A articulação entre serviços é imprescindível para o reconhecimento de prioridades. Os dados relativos ao estado da documentação em depósitos podem ser comparados com o fluxo de documentação para consulta; a descrição arquivística pode servir para mapear o acervo quanto às características e estado geral da documentação:
- Documentos ou fundos mais consultados – documentos em pior estado
- Documentos mais antigos – encadernações mais danificadas
- Documentos mais recentes – suportes mais fragilizados
- Etc.
Os recursos humanos devem estar integrados de forma transversal. Todos os funcionários são agentes de preservação e a gestão de prioridades pode ser optimizada através da troca de informação.
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